ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
ДЕПАРТАМЕНТ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
ПРИКАЗ
24 января 1996 г.
N 44
О ПРАВИЛАХ ПОДГОТОВКИ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Департамент здравоохранения считает
необходимым обратить внимание руководителей подведомственных учреждений на
качество подготовки служебных документов. Следует отметить, что значительное
количество поступающих в Департамент документов не соответствует основным
правилам документирования.
Среди наиболее распространенных нарушений
в оформлении и содержании документов можно назвать следующие:
- не все учреждения имеют типографские
бланки писем с указанием точных реквизитов;
- на документах не ставится фамилия исполнителя
и номер телефона;
- не делается ссылка на номер документа,
на который дается ответ;
- текст документов страдает
неконкретностью, отсутствием аргументации, стилистическими и грамматическими
ошибками;
- необходимость запрашиваемых финансовых
средств не подкрепляется точными расчетами;
- не выполняется требование обязательного
направления в Департамент оригинала документа, ранее переданного по факсу; и
т.д.
При подготовке документов не соблюдаются
основные правила печатания (длина строки, межстрочные интервалы и т.д.), слабо
внедряется метод распечатки документов на компьютерах.
Особое внимание следует обратить на
низкое качество подготовки распорядительных документов. Поступающие в
Департамент копии приказов подведомственных учреждений, в большинстве своем,
свидетельствуют о слабом знании руководителями основных принципов составления
приказов. Руководители учреждений не учитывают, что издание
приказов как документов, регламентирующих производственные и трудовые отношения
в коллективе, требует безупречной проработки с юридической и экономической
точек зрения. Проведенный анализ подтверждает, что руководители
учреждений не используют в работе методические материалы, направленные
Департаментом в подведомственную сеть, в частности, "Справочник по подготовке
и оформлению официальных документов".
В целях повышения эффективности работы по
подготовке документов и для обеспечения единообразия в их оформлении:
1. УТВЕРЖДАЮ:
1.1. Правила составления и оформления
приказов учреждений Департамента здравоохранения (приложение N 1);
1.2. Образцы приказов (приложения N 2-8).
2. Обязываю вице-директоров,
руководителей учреждений здравоохранения городского подчинения:
2.1. назначить лиц, ответственных за
делопроизводство и контроль исполнения документов в подведомственных
учреждениях; информацию представить в отдел обеспечения работы аппарата до
15.02.96;
2.2. принять необходимые меры по
оснащению учреждений компьютерной техникой для стандартизации методов
подготовки документов;
2.3. осуществлять личный контроль за соответствием выпускаемых документов требованиям
Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
3. Поручаю начальнику отдела обеспечения
работы аппарата Токареву Р.А. осуществить в 1 квартале 1996 г. ряд проверок
подведомственных учреждений Департамента по исполнению данного приказа.
Отчет представить к 01.04.96.
4. Возлагаю контроль за
исполнением настоящего приказа на заместителя руководителя Департамента Сомова
Н.В.
Руководитель Департамента
А.Н.СОЛОВЬЕВ
Приложение N 1
к приказу Департамента
здравоохранения г.Москвы
от 24.01.1996 г. N 44
ПРАВИЛА
СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В УЧРЕЖДЕНИЯХ
ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
1. Приказы по основной деятельности (приложения
2-4).
Содержание приказа излагается в
заголовке, состоящем из одного предложения "Об утверждении", "О
мерах", "Об обеспечении" и т.д.
Содержание приказа должно быть логичным,
стиль кратким и ясным, текст не должен содержать повторов, соответствовать
грамматическим нормам русского языка. Употребление сокращенных наименований
организаций допускается в тех случаях, когда такие сокращения являются
официальными.
Текст приказа должен состоять, как
правило, из двух частей: констатирующей и
распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются
цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа.
Распорядительная часть приказа может начинаться словом приказываю или состоять из пунктов,
каждый из которых начинается с предписываемого действия, выраженного глаголом
(обязываю, указываю, утверждаю).
Если подготавливаемый проект приказа
отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по рассматриваемому
вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо их все
перечислить.
В последнем пункте распорядительной части
документа должно содержаться поручение о контроле.
До представления на подпись проекты
приказов визируются с целью согласования с заинтересованными структурными
подразделениями или отдельными должностными лицами.
Визирование проектов приказов, как
правило, производится в следующей последовательности:
- исполнитель документа;
- руководитель подразделения, в котором
работает исполнитель;
- заинтересованные подразделения;
- юрисконсульт;
- зам. главного врача, курирующий
данное направление работы.
Юридическая служба при визировании
проекта приказа должна определить целесообразность оформления данного вопроса
приказом, соответствие проекта приказа действующему законодательству, проверить
отсутствие противоречий ранее изданным приказам.
Визирование проекта приказа производится
на обратной стороне последней страницы первого экземпляра - листе оформления.
При визировании проектов приказов кроме
подписи указывается наименование должности, расшифровка подписи и дата.
Приказы подписываются руководителем
организации, а в его отсутствие - исполняющим обязанности руководителя.
Если к приказу имеются приложения, то они
нумеруются порядковыми номерами, а в тексте проекта должна быть ссылка на них.
Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим
их, руководителями структурных подразделений.
К приказу прилагается список на рассылку.
2. Приказы по личному составу (приложения 5-8).
Приказами по личному составу оформляются
распорядительные действия администрации, связанные с трудовой деятельностью
граждан: прием на работу и увольнение, перевод на другие должности, поощрения и
взыскания и т.д.
В приказах по личному составу
констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть приказа
начинается с указания фамилии, имени, отчества лица, на которое издается
приказ. Затем следует указание: назначить, перевести, освободить и т.д.,
должность, наименование структурного подразделения. Текст заканчивается
указанием основания для распорядительного действия. Формулировки в приказах по
личному составу должны точно соответствовать кодексу законов о труде. Приказы
по личному составу готовят специалисты-кадровики.
К приказам по личному составу
предъявляются аналогичные (см. п. 1) требования по визированию и рассылке.
Приложение N 2
к приказу Департамента
здравоохранения г.Москвы
от 24.01.1996 г. N 44
Бланк больницы
ПРИКАЗ
О
подготовке к празднованию
850-летия
основания Москвы
Во исполнение приказа Департамента
здравоохранения от 08.11.94 N 567 "О плане основных мероприятий
Департамента здравоохранения по подготовке к 850-летию основания Москвы":
1. Довожу до сведения, что ... ... ... .
2. Поручаю заместителю главного врача по
экономическим вопросам Иванову B.C. ... ... ... .
3. Возлагаю контроль за исполнением
настоящего приказа на ...
... ... .
Главный врач
Приложение N 3
к приказу Департамента
здравоохранения г.Москвы
от 24.01.1996 г. N 44
Бланк больницы
ПРИКАЗ
О
результатах проверки приемного
отдаления
больницы службой линейного
контроля
Департамента здравоохранения
01.12.95 врачом линейно-контрольной
группы Департамента здравоохранения Гайнулиным Ш.М. при проверке работы
приемного отделения больницы выявлены следующие недостатки: ... ...
В целях наведения должного порядка в
работе приемного отделения приказываю:
1.
2.
3.
Главный врач
Приложение N 4
к приказу Департамента
здравоохранения г.Москвы
от 24.01.1996 г. N 44
Бланк больницы
ПРИКАЗ
О создании
комиссии по проведению
служебного
расследования
В целях проведения тщательного и
объективного расследования обстоятельств и причин смерти больного Иванова П.П.,
...
1. Утверждаю комиссию в составе:
Председатель -
Члены комиссии -
2. Поручаю председателю комиссии Сидорову
Н.Н. провести служебное расследование по факту смерти больного Иванова П.П. в
срок до 01.12.95. Результаты проверки оформить актом.
3. Возлагаю контроль за исполнением
настоящего приказа на ... ... .
Главный врач
Приложение N 5
к приказу Департамента
здравоохранения г.Москвы
от 24.01.1996 г. N 44
Бланк больницы
ПРИКАЗ
Спиридовой Т.В. - старшему инспектору
отдела кадров ... (учреждение) установить 50% надбавку к должностному окладу за _____________________ с 1 февраля
1995 г.
Основание: личное заявление, ходатайство
начальника отдела кадров.
Главный врач
Приложение N 6
к приказу Департамента
здравоохранения г.Москвы
от 24.01.1996 г. N 44
Бланк больницы
ПРИКАЗ
О предоставлении отпуска
Иванову В.В. - врачу-урологу приемного
отделения предоставить отпуск за период 1994-1995 гг. на 30 календарных дней с
1 февраля 1995 г.
Основание: личное заявление, график
отпусков.
Главный врач
Приложение N 7
к приказу Департамента
здравоохранения г.Москвы
от 24.01.1996 г. N 44
Бланк больницы
ПРИКАЗ
О приеме на работу
Сидорова А.Н. назначить на должность
заведующего приемным отделением ... (больница) по срочному трудовому контракту
с 23 февраля 1995 г. по 22 января 1996 г. с должностным окладом согласно
штатному расписанию.
Основание: личное заявление, контракт.
Главный врач
Приложение N 8
к приказу Департамента
здравоохранения г.Москвы
от 24.01.1996 г. N 44
Бланк больницы
ПРИКАЗ
О направлении на учебу
Направить на цикл повышения квалификации
"Радиационный контроль и радиационная защита при медицинском
облучении" на кафедру радиационной гигиены Российской медицинской академии
последипломного образования с 9 по 23 февраля 1995 г. врачей радиоизотопной лаборатории
... (больница) Иванова В.Н. и Смирнову Н.Ф.
Основание: путевка кафедры, заявления
врачей.
Главный врач