ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
ДЕПАРТАМЕНТ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ
ПРИКАЗ
19 марта 2003 г.
N 129
О РЕГЛАМЕНТЕ ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ
В связи с реорганизацией Комитета
здравоохранения Москвы в Департамент здравоохранения города Москвы, на
основании Регламента Правительства Москвы, утвержденного постановлением
Правительства Москвы от 17.09.2002 N 754-ПП, и в целях дальнейшего совершенствования
деятельности Департамента, приказываю:
1. Утвердить Регламент Департамента
здравоохранения города Москвы (прилагается).
2. Заместителям руководителя
Департамента, начальникам структурных подразделений Департамента, начальникам
управлений здравоохранения административных округов:
2.1. довести Регламент Департамента до
всех должностных лиц, государственных служащих и других сотрудников
Департамента и управлений здравоохранения административных округов;
2.2. руководствоваться в своей
деятельности Регламентом Департамента.
3. Начальникам управлений здравоохранения
административных округов с учетом положений Регламента Департамента подготовить
Регламенты управлений (срок - до 30.05.2003).
4. Считать утратившим силу приказ
Комитета здравоохранения Москвы от 14.02.2001 N 72 "О Регламенте Комитета
здравоохранения Москвы".
5. Контроль за исполнением настоящего
приказа возложить на первого заместителя руководителя Департамента Полякова
С.В.
Руководитель
Департамента здравоохранения
А.П.СЕЛЬЦОВСКИЙ
УТВЕРЖДЕНО
приказом Департамента
здравоохранения города Москвы
от 19 марта 2003 г. N 129
РЕГЛАМЕНТ
ДЕПАРТАМЕНТА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Настоящий Регламент определяет
порядок организационного, документационного, информационного обеспечения
деятельности Департамента здравоохранения города Москвы (далее - департамент).
1.2. Статус, полномочия, организация
деятельности департамента определится Положениями о Департаменте
здравоохранения города Москвы, о структурных подразделениях департамента и
другими нормативными актами.
1.3. Ответственность за организацию
делопроизводства, организационно-методическое, информационное, правовое и
документационное обеспечение деятельности департамента в целом возлагается на
начальника отдела руководителя департамента, за организацию данной работы в
структурных подразделениях департамента - на начальников соответствующих
подразделений.
1.4. В департаменте установлена смешанная
система делопроизводства, предусматривающая централизованную работу с документами
руководителя департамента и его первого заместителя, децентрализованную - с
документами этих должностных лиц департамента.
1.5. Положения настоящего Регламента
распространяются на информационные ресурсы, сети и технологии, создаваемые,
приобретаемые и накапливаемые за счет бюджета отрасли или иных ресурсов.
1.6. В перечень информационных ресурсов
департамента входят:
- распорядительные и служебные документы,
подписанные руководством департамента;
- документы на технических и бумажных
носителях (сборники документов, обзоры, отчеты и т.д.);
- компьютерные базы данных.
В настоящем Регламенте под
распорядительными документами понимаются правовые акты руководителя
департамента, принимаемые в пределах его компетенции для реализации задач по
управлению отраслью, решения административных и организационных вопросов.
Обобщенное наименование официальных документов, используемых в текущей
деятельности должностных лиц и сотрудников департамента (приказы, распоряжения,
информационные письма, служебные записки, протоколы и т.д.) - служебные
документы.
1.7. Информационные системы департамента
включают в себя:
- интернет-узел (http:
//www.komzdrav.ru);
- локальные сети.
1.8. Документы департамента по доступу
(возможности использования) подразделяются на открытую (общедоступную)
информацию, служебную информацию и информацию ограниченного распространения
(доступа).
К категории открытой относится
информация, содержащаяся в документах и базах данных департамента и затрагивающая
права, свободы и обязанности граждан.
К категории служебной относится
информация, содержащаяся в документах и базах данных департамента,
предназначенная для должностных лиц и сотрудников департамента при выполнении
ими своих функциональных обязанностей и не относящаяся к категории открытой
информации и информации ограниченного распространения (доступа).
К категории ограниченного распространения
(доступа) относится информация, содержащаяся в документах и базах данных
департамента, включающая сведения конфиденциального характера.
Конфиденциальной является информация,
содержащая коммерческую и/или служебную тайну, персональные данные о гражданах,
а также другую информацию в соответствии с решениями руководства департамента.
Работа с документами ограниченного
распространения определяется действующими нормативными правовыми актами
Российской Федерации, города Москвы и настоящим Регламентом.
Решение об отнесении документа к
категории ограниченного распространения принимается, как правило, на стадии
проекта документа при включении в него сведений конфиденциального характера и
помечается грифом "Для служебного пользования" ("ДСП").
Решение об отнесении документа к
категории ограниченного распространения принимается:
- по распорядительным документам -
руководителем департамента;
- по другим документам (служебным
письмам, протоколам и т.д.) - должностным лицом департамента, подписавшим
(утвердившим) документ.
Должностные лица департамента, принявшие
решение об отнесении служебной информации, зафиксированной в документе, к
категории ограниченного распространения, несут персональную ответственность за
обоснованность принятого решения и соответствие его действующему
законодательству.
При подготовке документа, содержащего
информацию конфиденциального и
ограниченного распространения, определяется количество его экземпляров. Каждый
экземпляр нумеруется и направляется соответствующему адресату.
Документированная информация для
служебного пользования без санкции должностного лица, установившего режим
ограниченного распространения для конкретного документа, не подлежит
разглашению (распространению):
- для сотрудников подразделений
департамента, не входящих в список рассылки, снятие копий, а также выписки из
документов с грифом "ДСП", производится по разрешению должностного лица,
его подписавшего (утвердившего);
- для других организаций снятие копий
допускается по письменному запросу этих организаций и разрешению должностного
лица, подписавшего (утвердившего) документ.
Снятие грифа "Для служебного
пользования" производится по результатам экспертизы в связи с утратой
конфиденциальности информации. Гриф погашается штампом или от руки с указанием
номера акта или протокола, послужившего основанием для его снятия. Запись
подтверждается подписью работника, занимающегося учетом и хранением документов.
1.9. Требования настоящего Регламента
распространяются на все документы департамента несекретного характера и
обязательны для всех должностных государственных служащих и других сотрудников
департамента, а также должностных лиц и сотрудников управлений здравоохранения
административных округов при работе с документами департамента.
1.10. Информация, содержащаяся в
организационно-распорядительных и служебных документах, отнесенная к
государственной тайне, учитывается, оформляется, регистрируется и т.д. первым
отделом департамента в соответствии с положениями, регламентирующими порядок
работы с ней.
1.11. Несоблюдение требований Регламента
должностными лицами департамента, государственными служащими и другими
сотрудниками департамента, управлений здравоохранения административных округов
влечет дисциплинарную ответственность сотрудников, установленную
законодательством Российской Федерации, законами и иными нормативными актами
города Москвы.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ
РАБОТЫ ДЕПАРТАМЕНТА
В целях повышения эффективности
управленческой деятельности, направленной на надежное функционирование и
развитие городского здравоохранения, усиления ответственности и исполнительской
дисциплины сотрудников, обеспечения действенного контроля за выполнением
заданий (работ, мероприятий), осуществляется планирование работы департамента.
Департамент осуществляет свою
деятельность на основе планов работы на год и квартал, включающих мероприятия
по выполнению распорядительных документов Мэра и Вице-мэра Москвы, Правительства
Москвы, Министерства здравоохранения Российской Федерации, задач, определенных
Положением о Департаменте здравоохранения города Москвы, а также перечень
организационных и других мероприятий в области охраны здоровья населения.
При необходимости осуществляется
разработка специальных (целевых) планов работы департамента по отдельным
вопросам городского здравоохранения, а также календарных (сводных) планов на
короткий промежуток времени.
В управлениях и отделах департамента
разрабатываются годовые, квартальные и месячные планы работы.
Обобщение планов работы департамента на
год и квартал, а также подготовка сводных предложений департамента в планы
работы Правительства Москвы осуществляется отделом руководителя департамента.
Предложения в планы работы департамента,
визированные первым заместителем или заместителями руководителя департамента по
подчиненности представляются начальниками управлений и отделов в отдел
руководителя департамента: до 20 декабря - в годовой план, до 20 числа
последнего месяца текущего квартала - в квартальный план, по понедельникам - о
мероприятиях следующей недели, особо выделяя мероприятия, участвовать в которых
предлагается пригласить Мэра, Вице-мэра, первого заместителя Мэра Москвы в
Правительстве Москвы - руководителя Комплекса социальной сферы.
Начальник отдела руководителя
департамента вправе вносить в проекты планов работы департамента вопросы о ходе
выполнения распорядительных документов Министерства здравоохранения Российской
Федерации, Правительства Москвы, Департамента здравоохранения города Москвы,
реализация которых осуществляется с отставанием от установленных сроков.
Утверждение планов работы департамента,
его управлений и отделов, проводится не позднее 30 декабря текущего года - на
очередной год, 30 числа последнего месяца текущего квартала - на очередной
квартал, 30 числа текущего месяца - на очередной месяц, соответственно
руководителем (и.о. руководителя) департамента, первым заместителем или
заместителями руководителя департамента в соответствии с распределением
обязанностей.
По вторникам департамент направляет
предложения Правительству Москвы для включения в свод информации об основных
мероприятиях органов исполнительной и законодательной власти Москвы на
предстоящую неделю.
Контроль выполнения планов работы
осуществляется первым заместителем и заместителями руководителя департамента в
соответствии с распределением обязанностей, а в целом - начальником отдела
руководителя департамента.
3. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ
ДОКУМЕНТЫ ДЕПАРТАМЕНТА
3.1. Виды
распорядительных документов
3.1.1. Общие
положения
В целях осуществления
исполнительно-распорядительной, контрольной и координирующей деятельности
департамента издаются правовые акты: приказы и распоряжения. Приказы и
распоряжения издаются по вопросам, реализующим функции департамента по
управлению здравоохранением Москвы в пределах возложенных на него задач.
Приказы, кроме того, реализуют внутреннюю деятельность департамента и
подведомственных ему учреждений, предприятий и организаций. Распоряжения, как
правило, издаются для решения отдельных, а также срочных вопросов по
руководству системой здравоохранения.
Приказы и распоряжения департамента
оформляются на специальных бланках, издаются на основе единоначалия,
подписываются руководителем (и.о. руководителя) департамента. Приказы и
распоряжения департамента вступают в силу со дня их регистрации, если иное не
предусмотрено в тексте самого акта.
Внесение изменений (дополнений) в приказ
(распоряжение) департамента возможно изданием соответственно приказа
(распоряжения) департамента.
Правовые акты департамента обязательны
для исполнения должностными лицами учреждений, предприятий и организаций,
входящих в систему московского городского здравоохранения, а по отдельным
вопросам - должностными лицами учреждений, предприятий и организаций
здравоохранения города независимо от ведомственной подчиненности и
организационно-правового статуса.
Приказы и распоряжения департамента могут
быть отменены или приостановлены Правительством Москвы. Приказами департамента
могут быть отменены приказы начальников управлений здравоохранения
административных округов и руководителей подведомственных учреждений,
предприятий и организаций здравоохранения, если они не соответствуют
законодательству.
3.1.2. Совместные
распорядительные документы
Департаментом могут издаваться
распорядительные документы, совместные с другими органами, полномочными
издавать такие документы.
Совместные распорядительные документы
имеют юридическую силу распорядительного документа каждого органа, издавшего
этот документ в пределах своих полномочий, и распространяются на весь круг
организаций и должностных лиц, для которых были бы обязательны распорядительные
документы каждой из сторон участвующих в решении вопроса.
Совместные распорядительные документы
оформляются на бланках с указанием наименования каждого из органов, от имени
которых издан распорядительный документ, и подписываются руководителями или
официально замещающими их лицами, уполномоченными подписывать такие документы.
Возможно изготовление конкретного бланка
совместного распорядительного документа с указанием, от имени каких органов он
издается; на бланке воспроизводятся реквизиты, присущие каждому из органов -
авторов документа.
Совместные распорядительные документы
вступают в силу со дня их подписания и регистрации всеми должностными лицами,
участвующими в издании, если иное не предусмотрено в тексте самого акта.
Внесение изменений (дополнений) в
совместные распорядительные документы, а также их отмена осуществляется путем
издания соответствующего совместного распорядительного документа. Отмена или
приостановление действия совместного распорядительного документа может быть
также осуществлена изданием распорядительного документа одной из подписавших
документ сторон (с обязательным извещением другой стороны).
3.2. Порядок
подготовки и оформления проектов
распорядительных документов
Подготовка проектов распорядительных
документов (приказов и распоряжений) осуществляется начальниками структурных
подразделений по поручению руководства департамента, а также в соответствии с
планом работы и/или по инициативе соответствующих должностных лиц в связи с
необходимостью решения возникающих перед здравоохранением города задач.
Проекты приказов и распоряжений должны
иметь следующие составные части: заголовок, текст (вступительная и
распорядительная части, при необходимости - приложения), подпись (подписи),
лист согласований.
Заголовок должен быть кратким и
соответствовать содержанию. Он начинается с предлога "О" или
"Об" (о чем), располагается у левой границы текстового поля и
выделяется жирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок распорядительного документа о
внесении изменений (дополнений) в ранее изданный распорядительный документ
оформляется следующим образом: "О внесении изменений (дополнений) в приказ
(распоряжение) (указывается дата, регистрационный номер и наименование
распорядительного документа)", например: "О внесении изменений в
приказ Комитета здравоохранения Москвы от 14.02.2001 N 72 "О Регламенте
Комитета здравоохранения Москвы".
При изменении (дополнении) приложения к
распорядительному документу, имеющему собственное наименование, заголовок
оформляется следующим образом: "О внесении изменений (дополнений)
в...", например: "О внесении изменений (дополнений) в Регламент
Комитета здравоохранения Москвы".
Текст распорядительного документа должен
быть написан ясно, предельно кратко, с соблюдением грамматических правил, суть
документа изложена четко, доходчиво, исключая возможность двоякого толкования.
Не следует употреблять сокращенных слов <*>. Текст печатается через 1-1,5
межстрочных интервала в границах полей (не менее): с левой стороны листа - 2,2
см, с правой стороны - 1,2 см. Первая строка каждого абзаца печатается с
отступлением 1,27 см от границы левого поля. В тексте вначале указывается
фамилия, затем инициалы (например: Контроль за выполнением настоящего
распоряжения возложить на заместителя руководителя департамента Лешкевича
И.А.").
--------------------------------
<*> Допускается применение лишь
общепринятых или официально установленных условных сокращений (аббревиатур).
Аббревиатуры печатаются прописными (заглавными) буквами. При использовании
сокращений необходимо соблюдать единообразие в пределах одного документа.
При ссылке на иной документ соблюдается
следующая последовательность: наименование документа (Закон, Указ,
постановление, приказ,...); наименование органа, издавшего документ (Президент
Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Министерство
здравоохранения Российской Федерации, Правительство Москвы, Департамент
здравоохранения города Москвы и т.д.); дата издания, номер (без предлога
"за"), название документа.
Вступительная часть текста
(констатирующая, мотивировочная, преамбула) дается при необходимости и должна
быть краткой, излагающей обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для
подготовки документа, здесь же возможна оценка состояния дел по
рассматриваемому вопросу. Эта часть может начинаться словами: "В
целях...", "В связи...", "В соответствии... " и т.д.
Преамбула в проектах приказов, кроме
приказов по личному составу, завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ: (с двоеточием),
напечатанным прописными буквами без разрядки непосредственно за текстом, или с
новой строки, и выделенным жирным шрифтом. Преамбула может отсутствовать, если
принимаемое решение не требует разъяснений. В этом случае слово ПРИКАЗЫВАЮ не
пишется. Это слово также не пишется и в конце преамбулы распоряжения
(вступительная часть текста распоряжения не имеет специальных завершающих
слов).
Распорядительная часть текста проектов
приказов и распоряжений, как документов, издаваемых на основе единоначалия,
излагается от первого лица единственного числа. В повелительной форме
указывается, кому какие действия выполнить и в какие сроки.
Распорядительная часть делится на пункты
и подпункты, их нумерация должна быть в случае, если пунктов (подпунктов) не
менее двух. Пункты пишутся арабскими цифрами с точкой. Подпункты могут иметь
буквенную или цифровую нумерацию с точками. Первое слово пункта (подпункта)
начинается после пробела, следующего за соответствующей буквой или цифрой с
точкой. Пункты группируются по значимости (от более существенных вопросов к
более второстепенным) или в последовательности развития темы. Каждый пункт, как
правило, должен включать предписание исполнителю (исполнителям) и выражать
законченную мысль, самостоятельное требование, правовую норму.
В поручениях структурным подразделениям,
учреждениям, предприятиям и организациям департамента фамилии руководителей не
указываются.
Наименования структурных подразделений,
учреждений, предприятий и организаций, фамилии и инициалы должностных лиц,
которым даются поручения, сроки исполнения, цифры по тексту (например, сумму
выделяемых средств, площадь предоставляемого жилья), фамилия и инициалы
должностного лица, на которого возлагается контроль за исполнением документа,
должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, выделяются жирным
шрифтом.
В проектах распорядительных документов
суммы в денежном выражении пишутся в цифровой форме с разбивкой на группы (по
три цифры) справа налево, например: 25352121000 рублей. Точка в пробелах между
цифровыми группами многозначного числа не ставится.
При написании целых круглых чисел (не
дробных) можно использовать буквенно-цифровую форму, например: 13 млрд. рублей,
682 млн. рублей, 151 тыс. долларов США.
Приложения являются неотъемлемой частью
распорядительного документа. Название приложения должно соответствовать
названию, приведенному в основном тексте. Текст приложения излагается в
описательной форме. Приложения нумеруются последовательно, по мере ссылок на
них в тексте, подписываются, заместителем руководителя или начальником
подразделения департамента.
На приложениях в правом верхнем углу
должно указываться:
"Приложение 1 (2, 3...) к приказу
(распоряжению)
Департамента здравоохранения города Москвы
от "___"___________ 200_ года N
_______".
Знак номера (N) перед порядковыми
номерами приложений не ставится, порядковый номер единственного приложения не
обозначается.
Если к проекту распорядительного
документа прилагается документ, изданный вышестоящей инстанцией (Правительство
Российской Федерации, Минздрав России, Правительство Москвы) или иным органом
власти (Департамент финансов города Москвы, Московская городская Дума и др.),
то слова "Приложение к приказу (распоряжению) Департамента здравоохранения
города Москвы от "___"_______ N ___" на этом документе не
пишутся. В тексте после ссылки на документ указывается в скобках:
"(прилагается)".
Листы основной части документа и каждого
приложения к нему нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера
страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном
/"книжном"/, так и горизонтальном /"альбомном"/
расположении текста).
Подпись отделяется от текста 1,5-2-я
межстрочными интервалами. У левой границы текстового поля печатается
"Руководитель (и.о. руководителя) Департамента здравоохранения" у
правой границы - инициалы и фамилия.
Совместные распорядительные документы
подписываются руководителем (и.о. руководителя) Департамента здравоохранения
города Москвы и руководителем другого органа, участвующего в издании документа.
Подписи располагаются на одном уровне и должны, как правило, соответствовать
расположению реквизита "наименование организации" на бланке
документа.
Подлинники распорядительных документов,
принятых совместно, оформляются в количестве, равном числу должностных лиц, их
подписавших.
Обязательные компоненты проектов приказов
и распоряжений:
- точные наименования структурных
подразделений, учреждений, организаций, предприятий департамента или должности
и фамилии должностных лиц, которым поручается исполнение заданий;
- сроки исполнения заданий (поручений);
- указание о признании утратившими силу
ранее изданных распорядительных документов либо их отдельных пунктов (при
необходимости);
- поручение о контроле за исполнением
распорядительного документа.
Документ с заголовком "О внесении
изменений (дополнений) в..." должен содержать пункт: "Внести
изменения (дополнения) в...", при этом каждое изменение (дополнение)
оформляется отдельным пунктом (подпунктом).
На оборотной стороне последнего листа
проекта приказа (распоряжения) печатается лист согласования, где оформляются
визы заинтересованных должностных лиц департамента, указываются фамилия и
инициалы исполнителя, его телефон, приводится список рассылки и определяется
его тираж.
Реквизиты листа согласования:
- проект приказа (распоряжения) внесен;
- проект согласован;
- разослать;
- тираж;
- исполнитель.
Все реквизиты (кроме
"Разослать") печатаются в именительном падеже.
Реквизит "Проект приказа
(распоряжения) внесен": указывается должность инициалы и фамилия
начальника подразделения, представившего проект.
Реквизит "Проект согласован":
указываются должности, инициалы и фамилии должностных лиц, имеющих отношение к
вносимому вопросу, в следующей последовательности:
- первый заместитель руководителя
департамента;
- заместители руководителя департамента;
- начальники управлений департамента;
- начальник отдела государственной службы
и кадров департамента;
- начальник отдела руководителя
департамента;
- начальники других структурных
подразделений департамента;
- главные внештатные специалисты
департамента;
- начальники управлений здравоохранения
административных округов;
- руководители подведомственных
учреждений, предприятий, организаций.
Обязательным для проекта приказа
(распоряжения) является согласование первого заместителя руководителя
департамента, начальника отдела государственной службы и кадров, начальника
отдела руководителя, а также заместителей руководителя департамента и
начальников структурных подразделений департамента, имеющих отношение к
вносимому вопросу.
Реквизит "Разослать" -
печатается в дательном падеже и включает перечень:
- структурных подразделений и должностных
лиц департамента, названных в качестве исполнителей заданий;
- должностных лиц департамента, на
которых возложен контроль исполнения распорядительного документа;
- согласующих проект документа
должностных лиц департамента;
- подразделений, учреждений, предприятий
и организаций департамента, на которые распространяется действие документа.
Примерная форма листа согласования
проекта приказа (распоряжения):
Проект приказа
(распоряжения) внесен:
Начальник
управления организации медицинской помощи Ш.М.Гайнулин
Проект приказа
(распоряжения) согласован:
Первый
заместитель руководителя департамента С.В.Поляков
Заместитель
руководителя департамента И.А.Лешкевич
Заместитель
руководителя департамента В.А.Соболев
Начальник финансово-экономического
управления Е.Б.Лабзина
Начальник отдела
государственной службы и кадров
В.В.Ершов
Начальник отдела
руководителя департамента
В.А.Кузнецов
Начальник отдела
материально-технического обеспечения
В.И.Зыков
Главный терапевт
департамента
Л.Б.Лазебник
Начальник
управления здравоохранения
Восточного
административного округа Т.И.Пушкаренко
Генеральный
директор ГУП "Гормедтехника" Ю.Н.Лужин
Главный врач
городской клинической
больницы N 15
имени О.М.Филатова
Э.И.Николаева
Исп.: Шулева
Л.М., 251-50-32
Разослать: в
дело, Полякову С.В., Лешкевичу И.А., Соболеву В.А.,
Лазебнику Л.Б., управлению
организации медицинской помощи,
финансово-экономическому управлению,
отделу государственной
службы и кадров, отделу
материально-технического обеспечения,
УЗ ВАО, ГУП
"Гормедтехника", ГКБ N 15.
Тираж: 12 экз.
Согласование приказа осуществляется путем
визирования: на листе согласования ставится подпись должностного лица,
согласующего документ, и дата согласования (при необходимости - оформляется
возражение /особое мнение/, которое может быть изложено как на отдельном листе,
прилагаемом к листу согласования, так и непосредственно на листе согласования).
Проекты распорядительных документов,
отклоненные в связи с необходимостью доработки, возвращаются исполнителю с
указанием причины отказа в подписании или с замечаниями, изложенными письменно
или устно; доработка их осуществляется в срок 1-2-х рабочих дней, если при
возврате не установлен другой срок. При этом внесение в проект документа
незначительных, не меняющих сути изменений не влечет за собой повторного
визирования; при внесении изменений, имеющих принципиальные значения,
исполнитель должен заново согласовать документ с заинтересованными должностными
лицами.
После доработки проекты приказов и распоряжений
поступают в отдел руководителя для представления руководителю (и.о.
руководителя) департамента на подпись.
Реквизит "Исполнитель":
указывается должность, фамилия, инициалы, номер телефона специалиста,
подготовившего проект документа. Исполнитель несет ответственность за
согласование документов и правильность их рассылки.
3.3. Регистрация
распорядительных документов
Регистрация приказов и распоряжений
производится в течение года в порядке возрастания номеров: приказам по основной
деятельности присваиваются порядковые регистрационные номера; распоряжениям -
отдельные порядковые номера с добавлением буквы "-Р"; приказы по
личному составу регистрируются отдельными порядковыми номерами с добавлением
буквы "-К".
Датами документов являются даты их регистрации,
которые, как правило, должны совпадать с датами подписания или следовать
непосредственно за ними.
Совместные распорядительные документы,
принятые несколькими органами, имеют единую дату (самая поздняя дата) и
регистрационный номер каждого из авторов распорядительного документа через
косую черту в порядке указания их на документе (слева направо). Например:
приказ Департамента здравоохранения города Москвы и Центра государственного
санитарно-эпидемиологического надзора в Москве (ЦГСЭН) от 08.02.2003 N 161/48
(приведенные реквизиты означают, что приказ зарегистрирован в канцелярии
Департамента здравоохранения за N 161 и в канцелярии ЦГСЭН за N 48, дата его -
8 февраля 2003 года).
3.4. Формирование
дел распорядительных документов
Подписанные распорядительные документы
формируются канцелярией департамента в дела в течение года в порядке
возрастания номеров соответственно с установленным порядком регистрации
распорядительных документов:
- дело приказов департамента по основной
деятельности;
- дело приказов департамента по личному
составу;
- дело распоряжений департамента.
Дело распорядительного документа включает
в себя:
- подлинник распорядительного документа;
- приложения к распорядительному
документу (если имеются);
- листы согласований и (если имеются)
листы разногласий.
Документы, послужившие основанием для
издания документа, хранятся в подразделениях, подготовивших проект к подписанию
(по приказам о поощрениях и дисциплинарных взысканиях - в отделе
государственной службы и кадров).
3.5. Рассылка
распорядительных документов
Приказы и распоряжения после их
подписания руководителем (и.о. руководителя) поступают в канцелярию
департамента. В двухдневный срок по предоставлении канцелярией подписанных
экземпляров распорядительных документов они тиражируются отделом
материально-технического обеспечения департамента и рассылаются канцелярией
согласно спискам рассылки.
Приложения являются неотъемлемой частью
распорядительного документа и рассылаются в соответствии со списками рассылки.
Если приложения к распорядительным документам направляются не во все адреса,
делается пометка "без приложения" либо указывается какое из
приложений направляется адресату.
3.6. Замена
отдельных листов разосланных
распорядительных документов
Внесение каких-либо несанкционированных
исправлений в подписанные распорядительные документы запрещено.
Замена разосланных экземпляров
распорядительных документов при обнаружении орфографических или технических
ошибок может быть произведена только с разрешения руководства департамента.
При необходимости исправления (замены)
даже одного слова производится замена полного листа распорядительного
документа, нумерация страниц утвержденного распорядительного документа
сохраняется.
В этом случае отдел руководителя
департамента оформляет заменяемый лист распорядительного документа следующим
образом: у правого края верхнего поля нового (изменяемого) листа делается
надпись "Взамен разосланного" (при замене нескольких листов надпись
делается на каждой странице) и указывается дата, номер и название
распорядительного документа, в котором производится замена листов (при замене
первой страницы - дату, номер и название указывать не обязательно). Дело
распорядительного документа дополняется заменяемым листом (листами).
3.7. Инкорпорация
распорядительных документов
В целях поддержания в актуальном
состоянии нормативной базы департамента, структурные подразделения, выступающие
в качестве исполнителей по подготовке распорядительных документов,
периодически, не реже 1 раза в 2 года, производят их инкорпорацию.
Распорядительные документы департамента,
утратившие силу, подлежат отмене путем издания соответствующего
распорядительного документа с формулировкой "признать утратившим(и)
силу". Документы, в которые неоднократно вносились изменения и/или дополнения,
издаются в новой редакции.
4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С
АДМИНИСТРАЦИЕЙ ПРЕЗИДЕНТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ПРАВИТЕЛЬСТВОМ РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ,
ФЕДЕРАЛЬНЫМ СОБРАНИЕМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ,
МОСКОВСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМОЙ
4.1. Общие
положения
При необходимости обращения к
Администрации Президента Российской Федерации, в Правительство Российской
Федерации, в Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания
Российской Федерации или Московскую городскую Думу соответствующие предложения
направляются Мэру Москвы после согласования с заместителем Мэра Москвы в
Правительстве Москвы, полномочным представителем Мэра в Московской городской
Думе.
4.2.
Взаимоотношения с членами Совета Федерации,
депутатами Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации и
Московской городской Думы
4.2.1. Прием депутатов должностными
лицами департамента
По вопросам депутатской деятельности
члены Совета Федерации, депутаты Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации, депутаты Московской городской Думы пользуются правом
безотлагательного приема руководством и другими должностными лицами
департамента. Депутат по предъявлению депутатского удостоверения имеет право
беспрепятственно посещать департамент, присутствовать на заседаниях его
коллегии.
4.2.2. Порядок рассмотрения обращений
депутатов
При обращении депутата по вопросам,
связанным с депутатской деятельностью, должностные лица департамента
обеспечивают его консультациями, безотлагательно предоставляют ему необходимую
информацию и документацию (доступ к сведениям, составляющим государственную или
врачебную тайну, осуществляется в соответствии с федеральным законом о
государственной тайне и "Основами законодательства Российской Федерации об
охране здоровья граждан"). Ответ на обращение депутата дается
безотлагательно.
При необходимости проведения в связи с
обращением дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо
вопросов, об этом сообщается депутату в трехдневный срок со дня получения
обращения. В случае указания в обращении на нарушение законодательства
незамедлительно принимаются меры для устранения нарушения и привлечения
виновных к ответственности. Окончательный ответ за подписью руководителя (и.о.
руководителя) департамента представляется не позднее 30 дней со дня получения
обращения.
Подготовку проекта ответа на обращение
члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации или Московской городской Думы к Мэру, Правительству Москвы
поручается Департаменту здравоохранения города Москвы, если поставленный вопрос
относится к его ведению. Ответ на обращение дается за подписью члена
Правительства Москвы, полномочного решать поставленный вопрос.
Представление на подпись Мэру Москвы
документов, направляемых в Совет Федерации, депутату Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации, депутату Московской городской Думы
осуществляется после согласования их с заместителем Мэра Москвы в Правительстве
Москвы, полномочным представителем Мэра в Московской городской Думе.
4.2.3. Парламентский запрос
Совет Федерации, Государственная Дума
вправе направить парламентский запрос руководителю органа исполнительной власти
города по вопросам, входящим в его компетенцию. Запрос принимается большинством
голосов от общего числа членов или депутатов соответствующей палаты
Федерального Собрания Российской Федерации в порядке, установленном
регламентами палат.
Ответ на парламентский запрос может быть
дан в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания
Российской Федерации) или письменной форме не позднее чем через 15 дней с даты
получения или в иной, установленный соответствующей палатой срок, тем
должностным лицом, которому он направлен или временно исполняющим его
обязанности.
4.2.4. Депутатский запрос члена Совета
Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации
Член Совета Федерации, депутат
Государственной Думы (инициатор запроса) вправе направить запрос руководителям
органов государственной власти субъектов Российской Федерации по вопросам,
входящим в его компетенцию.
Запрос члена Совета Федерации, депутата
Государственной Думы направляется ими самостоятельно и не требует оглашения на
заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации.
Инициатор запроса имеет право участвовать
в рассмотрении поставленных им вопросов, в том числе на закрытых заседаниях в
Департаменте здравоохранения города Москвы, с соблюдением требований,
предусмотренных ст. 18 Федерального закона от 5 июля 1999 года N 133-ФЗ "О
внесении изменений и дополнений в Федеральный закон "О статусе депутата
Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации". О дне рассмотрения поставленных в запросе вопросов
инициатор запроса должен быть извещен заблаговременно, не позднее, чем за 3 дня
до заседания.
Должностное лицо, которому направлен
запрос, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30
дней со дня получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок.
Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос,
либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
4.2.5. Депутатский запрос депутата
Московской городской Думы
Депутатский запрос депутата Московской городской
Думы - особая форма обращения депутата, которое в письменной форме вносится на
заседание Московской городской Думы. Запрос оформляется на специальном бланке и
должен содержать фразу: "Запрос сделан на заседании Московской городской
Думы (число, месяц, год)", удостоверенную подписью председательствующего
на заседании.
Ответ на запрос дается в устной (на
заседании Думы) или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня его
получения должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно
исполняющим его обязанности.
5. ПОРЯДОК РАБОТЫ С
ДОГОВОРАМИ И СОГЛАШЕНИЯМИ
5.1. Основные
требования к оформлению договоров
и соглашений
Порядок подготовки, оформления,
подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров и
соглашений, заключаемых департаментом с субъектами договорных отношений,
определяется действующим федеральным законодательством и Законом города Москвы
"О договорах и соглашениях города Москвы", а также постановлением
Правительства Москвы от 7 августа 2001 года N 726-ПП "О реализации
положений Закона города Москвы "О договорах и соглашениях города
Москвы".
Договоры и соглашения города являются
составной частью системы правовых актов города и могут заключаются от имени
города Мэром Москвы, Правительством Москвы, а также органами исполнительной
власти города.
Департамент здравоохранения города Москвы
заключает соглашения с соответствующими органами управления здравоохранением
исполнительной власти субъектов Российской Федерации, иностранных государств, а
также иными участниками договорно-правовых отношений по поручению Мэра Москвы;
полномочия на ведение переговоров и подписание договоров (соглашений),
инициативно заключаемых от имени Департамента здравоохранения города Москвы,
должностным лицам департамента подтверждаются доверенностью Мэра.
Кроме того, в развитие ранее заключенных
договоров и соглашений города на основании содержащихся в них поручений
Департамент здравоохранения города Москвы, в пределах закрепленных за ним
полномочий, может также заключать соглашения по конкретным предметам правового
регулирования (в этом случае оформления доверенности Мэра не требуется).
При переговорах по вопросам заключения
договора (соглашения) ведется протокол. Проекты договоров (соглашений),
подписываемые субъектами договорных отношений, подлежат согласованию с
соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти города и Правовым
управлением Правительства Москвы. Уполномоченными органами исполнительной
власти по координации работ, связанных с заключением договоров и соглашений
города, являются Департамент международных связей города Москвы (по соглашениям
в области международных связей), Комитет по внешнеэкономической деятельности
города Москвы (по соглашениям в области внешнеэкономических связей) и Комитет
межрегиональных связей и национальной политики города Москвы (по соглашениям и
договорам межрегионального характера), Департамент территориальных органов
исполнительной власти города Москвы (по соглашениям и договорам с органами
местного самоуправления).
Подписываемые договоры и соглашения
должны содержать:
- наименование;
- преамбулу (вводную часть), в которой
указываются основные цели;
- дату, место подписания, наименования
Сторон;
- предмет правового регулирования;
- раскрытие используемых терминов и
понятий;
- права и обязанности Сторон;
- ответственность Сторон;
- способы и порядок обеспечения
обязательств Сторон;
- основания прекращения и приостановления
их действия;
- порядок разрешения споров;
- срок и условия вступления в силу;
- срок действия;
- сведения о регистрации и месте хранения
текста документа;
- наименование должностей, фамилий, имен,
отчеств уполномоченных лиц, подписывающих договор или соглашение;
- подписи Сторон.
Подписи располагаются друг против друга
или одна под другой и удостоверяются гербовыми печатями Сторон. В текстах
первое место (левое или верхнее) занимает подпись представителя той Стороны, у
которой будет храниться данный экземпляр договора или соглашения. В
наименовании договора или соглашения на первом месте также ставится наименование
той Стороны, у которой будет храниться данный экземпляр подлинника документа.
Договоры (соглашения) не должны включать
положений, содержащихся в Конституции Российской Федерации, федеральных
законах, законодательстве города Москвы и вследствие этого являющихся
обязательными к исполнению.
Приложения к договорам и соглашениям
составляют их неотъемлемую часть и обладают одинаковой юридической силой с
основным текстом документа.
Отдельные договоры (соглашения)
утверждаются приказами. Приказ необходим когда действие документа
распространяется на подведомственные учреждения, организации и предприятия и
требуются указания по практической реализации его положений (например: приказы
"Об утверждении договора о сотрудничестве между лечебно-профилактическими
учреждениями и коммерческими ритуальными организациями по оказанию
дополнительных ритуальных услуг", "О предоставлении клинической базы
ММА имени И.М.Сеченова..." и т.д.).
Данный порядок распространяется на
соглашения, заключаемые в соответствии с Законом города Москвы "О
социальном партнерстве".
5.2. Регистрация,
выполнение и хранение договоров
и соглашений
Оригинал договора (соглашения) вместе с
протоколом переговоров, листом согласования (если соглашение подписано по
поручению Мэра, то с копией документа о поручении Мэра на заключение договора
/соглашения/ и доверенностью) в течение 5 дней передается на регистрацию и
хранение в Управление по организации работы с документами Правительства Москвы
(депозитарий).
Ответственность за выполнение договора
(соглашения) и подготовку необходимых материалов для представления
департаментом информации Мэру Москвы или уполномоченному органу Правительства
Москвы возлагается на должностных лиц департамента в соответствии с их
компетенцией или исходя из резолюции руководства департамента.
5.3. Особенности
работы с материалами по
международному и межрегиональному сотрудничеству
Копии договоров (соглашений) по
международному и межрегиональному сотрудничеству в области здравоохранения и
материалы, относящиеся к их подготовке, совершению, выполнению принятых по ним
обязательств, а также вся служебная переписка между Сторонами хранятся в архиве
отдела руководителя и выдаются сотрудникам департамента по запросам. Любая
информация по данным вопросам и сопричастные к ним материалы по мере
поступления подлежат незамедлительной передаче исполнителем в архив отдела
руководителя.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ
РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
И ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
6.1. Прием,
первичная обработка и отправка корреспонденции
Прием и отправка служебных документов и
обращений граждан в департаменте осуществляется:
- через почтовое отделение;
- нарочными, курьерами;
- лично от граждан;
- с использованием факсимильной связи;
- в виде электронной почты;
- в виде телефонограмм.
Прием и отправка документов производится
централизованно, кроме случаев их поступления посредством факсимильной и
телефонной связи.
Корреспонденция, переданная (полученная)
по факсимильной связи и электронной почте без использования в установленном
порядке технологии электронной подписи, не имеет юридической силы, поэтому
указанные способы не используются для передачи документов, требующих
удостоверения подлинности.
Прием, первичная обработка и отправка
корреспонденции осуществляется канцелярией департамента.
Корреспонденция, доставленная в
канцелярию фельдъегерской службой передается сотрудниками канцелярии в сектор
служебной корреспонденции отдела руководителя незамедлительно.
Корреспонденция, поступившая в нерабочее
время, в выходные и праздничные дни от Мэра Москвы, Правительства Москвы,
Минздрава России, Московской городской Думы принимается дежурными департамента
с последующей передачей в сектор служебной корреспонденции отдела руководителя
не позднее 9 часов 30 минут следующего рабочего дня.
При приеме от нарочных служебных
документов в разносной книге отправителя или на копии документа при
необходимости ставится штамп департамента, дата и подпись сотрудника,
принявшего документ. При приеме обращений граждан в случае наличия копии
обращения на ней по просьбе заявителя ставится штамп департамента с указанием
даты поступления документа в департамент.
При приеме корреспонденции проверяется
правильность адресования и целостность упаковки. Ошибочно доставленная
корреспонденция возвращается отправителю отделом руководителя не позднее 3-х
рабочих дней с даты получения.
Конверты с поступившими в департамент
документами вскрываются в отделе руководителя (за исключением поступивших от
должностного лица в адрес должностного лица департамента и содержащих пометку
"лично"). При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией
проверяется наличие документов с указанными в них приложениями и удостоверяющих
реквизитов (подписи, печати и др.); при обнаружении недостачи либо отсутствия
необходимых реквизитов документы возвращаются отправителю с указанием причин
возврата.
Служебные документы и письменные
обращения граждан, лично передаваемые в канцелярию, принимаются в
незапечатанных конвертах, кроме случаев оговоренных выше.
Конверты, в которых документы поступают в
канцелярию, скрепляются с документами и сопровождают их на всех этапах
рассмотрения (при поступлении документов, связанных с рассмотрением дел в суде,
документы регистрируются в специальном журнале с отметкой о наличии конвертов и
времени поступления документов в департамент; в другие структурные
подразделения такие документы передаются с конвертами под расписку с фиксацией
времени передачи).
На служебных документах и письменных
обращениях граждан, поступивших в канцелярию до 14 часов текущего дня,
проставляется штамп с указанием даты текущего дня. На корреспонденции,
поступившей в канцелярию после 14 часов, проставляется штамп с указанием даты
следующего рабочего дня. На документы, требующие срочного рассмотрения, а также
поступившие из вышестоящих и судебных инстанций, ставится штамп с указанием
даты текущего дня.
Сотрудники канцелярии распределяют
поступающие документы и направляют их на регистрацию.
Отправка документа адресату производится
канцелярией после его регистрации в соответствующем подразделении и проверки канцелярией
наличия:
- адреса (не проставляется на документах,
направляемых в органы, должностным лицам государственной власти Российской
Федерации и Москвы, а также при переписке между департаментом и
подведомственными ему структурами);
- исходящего регистрационного номера;
- ссылки на номер и дату документа, на
который дается ответ;
- фамилии исполнителя с указанием номера
его телефона;
- указанных в тексте приложений;
- подписи должностного лица на документе.
В случае неправильного оформления
документа сотрудники канцелярии должны вернуть документ исполнителю с указанием
ошибки, либо пригласить исполнителя к себе (по документам срочного характера)
для ее исправления.
Выдача документов на руки адресату
допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения
поставленных вопросов. Выдача производится под роспись получателя по разрешению
начальника (заместителя начальника) структурного подразделения,
рассматривавшего документ.
6.2. Регистрация
документов
Регистрация поступающих в департамент документов
проводится централизованно, создаваемых документов - децентрализованно: в
подразделениях, их создавших или исполнивших, в соответствии с номенклатурой
дел.
Регистрации подлежат все документы,
требующие учета и использования в служебных целях (как создаваемые в
департаменте, так и поступающие из других организаций и от граждан), требующие
ответа, а также все без исключения документы, поступающие из вышестоящих
организаций. Моментом регистрации документа считается время фиксации факта его
поступления в департамент путем внесения соответствующих сведений в
автоматизированный банк данных с проставлением на документе даты и
регистрационного номера.
Регистрация документов в департаменте
осуществляется:
- в отделе руководителя департамента -
а) все входящие в департамент служебные
документы,
б) исходящие документы, связанные со
служебной корреспонденцией
- подписанные руководителем департамента,
его первым заместителем, начальником отдела руководителя департамента,
исполнителем которых являлись сотрудники отдела руководителя департамента,
- протоколы совещаний, ответственность за
организацию которых возлагалась на отдел руководителя департамента,
в) обращения граждан (в т.ч.
сопровожденные письмами из вышестоящих или сторонних организаций) и связанная с
ними исходящая корреспонденция;
- в структурных подразделениях
департамента -
- исходящие документы, связанные со
служебной корреспонденцией, исполнителями которых являлись сотрудники
соответствующих подразделений,
- протоколы совещаний, ответственность за
организацию которых возлагалась на соответствующие подразделения.
Поступившая в департамент корреспонденция
на иностранном языке направляется адресату без регистрации.
Прием (передача) телефоно- и факсограмм,
адресованных руководителю департамента и его заместителям, производится
секретарями руководства или дежурными департамента с регистрацией их в
специальных журналах.
Документы, поступившие руководителю
департамента и его заместителям в ходе приема представителей организаций и
граждан, по которым принимавшие должностные лица дали поручения (поставили
резолюцию), до направления исполнителям подлежат регистрации в отделе
руководителя департамента.
Документы, поступившие в департамент по
одному и тому же вопросу из одной и той же организации или от одного и того же
гражданина (граждан) в течение года, считая от даты их первичной регистрации в
департаменте, и если со времени первого обращения истек установленный законом
срок рассмотрения, а также если первоначальное решение поставленного вопроса не
удовлетворило заявителя или организацию, считаются повторными.
Служебные документы (обращения граждан)
от одной и той же организации (одного и того же гражданина /граждан/) по одному
и тому же вопросу, направленные различным адресатам, повторными не считаются.
Для принятия решения о процедуре
исполнения повторных документов должностным лицам департамента вместе с
документами направляется информация, содержащаяся в соответствующих базах
данных, либо (по запросу) предыдущая переписка (дело). При неудовлетворении
заявителем решением вопроса материалы повторного обращения докладываются
вышестоящему руководителю.
Документы, определенные к исполнению
начальникам структурных подразделений департамента, получаются их
делопроизводителями в соответствующих секторах отдела руководителя не реже 4-х
раз в течение рабочего дня (10.00-10.30, 13.00-13.30, 15.30-16.00,
17.30-17.45). Документы, требующие срочного исполнения, доставляются в
структурные подразделения сотрудниками отдела руководителя департамента
непосредственно после их регистрации.
Подразделения, участвующие в процессе
создания, регистрации и хранения документов, несут ответственность за
сохранность как самих документов, так и информации о них в соответствующих
базах данных, а также за оперативность представления информации лицам, имеющим
право на ее получение.
В секторе служебной корреспонденции
фиксируются этапы исполнения поручений руководителя департамента и его первого
заместителя (регистрационные номера, начинающиеся с 01-... и 02-...); этапы
работ по рассмотрению прочих документов фиксируются в соответствующих
структурных подразделениях.
6.3. Особенности
работы с обращениями граждан
Работа с обращениями граждан в
департаменте осуществляется на основании Закона города Москвы "Об
обращениях граждан", Регламента Правительства Москвы и настоящего
Регламента.
Под обращениями понимаются изложенные в
устной или письменной форме предложения, заявления, жалобы, ходатайства (в том
числе коллективные) граждан. Под жалобой подразумевается обращение гражданина
по поводу восстановления его прав или законных интересов, нарушенных действиями
(бездействием), решениями департамента и/или подведомственных ему органов и
учреждений здравоохранения, их руководителей и должностных лиц.
Письменные обращения граждан, поступившие
в департамент, но не относящиеся к компетенции департамента и подведомственных
ему структур, отдел руководителя в трехдневный срок со дня поступления адресует
тому органу власти, к компетенции которого относится решение поставленных
вопросов (с уведомлением заявителя). Копия сопроводительного письма и обращения
заявителя, направленного по принадлежности, сохраняются в деле.
Письменные обращения граждан должны
содержать наименование органа власти или должностного лица, которому они
адресованы, изложение существа предложения, заявления, жалобы или ходатайства,
фамилию, имя, отчество обращающегося, его адрес, телефон, дату и личную
подпись. Обращения, в которых отсутствуют фамилия, адрес и личная подпись
заявителя, считаются анонимными и не подлежат обязательному рассмотрению.
Решение об их рассмотрении принимает руководство департамента. Не
рассматриваются обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и
достоинство других лиц.
Обращения граждан, поступившие по
электронной почте, должны содержать наименование органа власти или должностного
лица, которому они адресованы, изложение существа обращения, фамилию, имя,
отчество обращающегося, почтовый адрес места жительства заявителя, контактный
телефон, дату. Электронные письма, не содержащие фамилии и адреса места
жительства заявителя, считаются анонимными и не подлежат обязательному
рассмотрению.
Устные обращения граждан рассматриваются
непосредственно на месте, во время обращения, когда изложенные в них факты и
обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, личности
обращающихся известны или установлены. Ответы на них даются, как правило, в
устной форме. В случаях, когда вопрос, поставленный в устном обращении, требует
изучения или дополнительной проверки изложенных фактов, должностные лица
департамента дают соответствующие указания исполнителям в порядке
подчиненности.
Обращения населения в службу
"Телефон доверия" регистрируются в специальном журнале и в случаях,
не требующих дополнительного изучения, разрешаются дежурным сотрудником
самостоятельно или с привлечением специалистов департамента, управлений
здравоохранения административных округов, подведомственных учреждений. В
случаях, требующих дополнительной проверки, или при выявлении серьезных
недостатков обращения докладываются руководству департамента, данные по ним
поручения регистрируются в отделе руководителя; результаты их рассмотрения
доводятся до сведения заявителей и иных заинтересованных лиц в соответствии с
резолюциями руководства департамента.
Запрещается направлять на рассмотрение
жалобы тем органам и должностным лицам, действия (бездействие) которых
обжалуются.
Если руководитель структурного
подразделения департамента, управления здравоохранения административного округа
или подведомственного учреждения не принимал личного участия в рассмотрении
обращения гражданина, впоследствии направившего жалобу на соответствующее
подразделение, управление здравоохранения, учреждение или их должностных лиц,
руководство департамента может направить данную жалобу на его рассмотрение.
Рекомендуется осуществлять рассмотрение
жалоб комиссионно.
6.4. Особенности
работы с рассмотрением обращений
Уполномоченного по правам ребенка в городе Москве
Работа с обращениями Уполномоченного по
правам ребенка в городе Москве (далее - Уполномоченного) осуществляется на
основании Закона города Москвы "Об Уполномоченном по правам ребенка в
городе Москве", Регламента Правительства Москвы и настоящего Регламента.
Должностные лица департамента обязаны в
двухнедельный срок предоставлять сведения, материалы и документы по запросам
Уполномоченного, необходимые для осуществления его полномочий.
Заключения Уполномоченного и его
рекомендации относительно возможных и необходимых мер по восстановлению
нарушенных прав, свобод и законных интересов ребенка, а также предотвращению
подобных нарушений в дальнейшем, подлежат обязательному рассмотрению в
двухнедельный срок с последующим письменным уведомлением Уполномоченного о
принятых мерах.
В случае, если рекомендации
Уполномоченного не выполнены, в ответе обосновываются послужившие к тому
причины.
Уполномоченный имеет право лично
участвовать в рассмотрении поставленного вопроса. О времени и месте
рассмотрения вопроса Уполномоченный должен быть извещен не позднее, чем за три
дня до даты рассмотрения.
6.5. Особенности
работы с обращениями
Аппарата Полномочного Представителя Президента
Российской Федерации в Центральном федеральном
округе
В случае поступления из Аппарата
Полномочного Представителя Президента Российской Федерации в Центральном
федеральном округе материалов на рассмотрение непосредственно в Департамент
здравоохранения города Москвы, информация о результатах их рассмотрения
представляется департаментом также в Комплекс социальной сферы Правительства
Москвы (на основании поручения руководителя Аппарата Правительства Москвы от
03.07.2002 N 4-30-9845/2).
6.6. Порядок
рассмотрения документов
Руководителю департамента и его первому
заместителю докладываются (направляются для принятия решения по процедуре
исполнения):
- обращения и поручения Мэра Москвы и его
заместителей, Вице-мэра Москвы, министров Правительства Москвы, Председателя
Московской городской Думы, руководителя Аппарата Правительства Москвы,
руководителей органов исполнительной власти Москвы;
- обращения зарубежных коллег, деловых
партнеров;
- служебные документы и обращения граждан
с жалобами на действия (бездействие) первого заместителя, заместителей
руководителя, руководителей подразделений департамента, подведомственных
департаменту структур;
- служебные документы и обращения
граждан, с проблемными или социально значимыми вопросами, повторные и
коллективные обращения (в случае необходимости);
- документы-ответы на поручения
руководителя департамента и его первого заместителя по исполнению служебных
документов и обращений граждан.
Служебные документы и обращения граждан,
адресованные руководителю и не требующие доклада, но относящиеся к компетенции
департамента, направляются по принадлежности заместителям руководителя
департамента.
Результаты рассмотрения документов
отражаются в резолюциях соответствующих руководителей, которые оформляются на
специальных бланках или на самом документе. Бланк резолюции скрепляется с
документом.
Документ может иметь несколько резолюций
соответственно этапам рассмотрения. Последующие резолюции не должны
противоречить первой, в них должен конкретизироваться порядок исполнения
поручения, срок его исполнения (с учетом конечного срока, установленного первой
резолюцией) и исполнитель.
В состав резолюции входят следующие
элементы:
- исполнитель (фамилия и инициалы
должностного лица или лиц, которым дается поручение /при наличии в резолюции
нескольких исполнителей обозначается ответственный исполнитель либо им
считается лицо, указанное первым/; дополнительно /знак +/ в резолюциях могут быть
указаны должностные лица, которым данный документ направляется для информации,
участии в решении вопроса /при необходимости/, а также контроля за исполнением
поручения);
- содержание поручения;
- срок исполнения поручения (если срок в
резолюции не указан, то исполнение документа предусмотрено в течение одного
месяца).
Допускается возможность повторного
рассмотрения вопроса: документ докладывается должностному лицу, подписавшему
первичную резолюцию или вышестоящему руководителю, в результате чего может быть
дано новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств; также поручение может
быть отменено должностным лицом, давшим поручение, либо вышестоящим
руководителем.
Отдел материально-технического
обеспечения по документам (поручениям), подписанным руководителем департамента,
его первым заместителем и лицами, имеющими право подписи от их имени, по
представлению отдела руководителя обеспечивает соисполнителей необходимым
количеством копий.
6.7. Оформление
исходящих документов
Исходящие документы подписываются
руководителем департамента, его первым заместителем, заместителями,
начальниками подразделений в соответствии с компетенцией, а также лицами, их
официально замещающими.
Исходящие документы оформляются на
бланках для писем.
Должностные лица департамента,
представляющие интересы руководителя и его заместителей по доверенности в
судебных учреждениях и при ведении переговоров с целью заключения договоров,
оформляют документы на чистом листе бумаги (без использования бланка
документа).
Подготовленные документы представляются в
почту руководителя департамента и его первого заместителя до 16 часов.
Документы, представленные в отдел руководителя после 16 часов, поступают в
почту следующего дня.
При представлении подготовленных
материалов на подпись руководству департамента ответственный исполнитель
формирует дело по хронологии поступления (изготовления) документов в следующем
порядке:
- оригинал (подлинник) первичного
(входящего) документа;
- поручения вышестоящих инстанций и
руководства департамента;
- относящиеся к делу справки, протоколы,
заключения и пр.;
- копии проектов исходящих документов с
необходимыми визами;
- проекты исходящих документов (лишние
копии и черновики удаляются).
Исходящим номером ответа по исполненному
документу является его входящий номер, данный при первичной регистрации
документа в Департаменте здравоохранения. Если ответ автору обращения
направляется через отделы Управления по организации работы с документами
Правительства Москвы, то исходящим номером документа является входящий номер
документа, данный при регистрации обращения в Управлении по организации работы
с документами Правительства Москвы (реквизит проставляется в Управлении по
организации работы с документами). Инициативным документам присваивается
самостоятельный исходящий номер соответственно номенклатуре дел.
6.8. Формирование
дел, их хранение, справочная работа
Формирование дел, их хранение, справочная
работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется во всех
структурных подразделениях департамента в зависимости от того, где они были
исполнены.
Справочную работу по документам,
централизованно зарегистрированным в департаменте, осуществляют сектор
служебной корреспонденции отдела руководителя (по служебной документации) и
сектор писем граждан отдела руководителя (по обращениям граждан), а также
подразделения департамента, принявшие их к исполнению. Справочную работу по
децентрализовано зарегистрированным документам осуществляют соответствующие
подразделения.
Руководители структурных подразделений департамента,
начальники управлений здравоохранения административных округов отвечают за:
- сохранность поступающих к ним
документов и информации о них в соответствующих базах данных;
- соблюдение сроков хранения документов,
своевременную подготовку и передачу дел в архив департамента в соответствии с
номенклатурой дел.
Законченные делопроизводством дела не
менее 2-х лет остаются в архивах подразделений для текущей работы
(распорядительные документы хранятся в канцелярии 5 лет), а затем в
соответствии с номенклатурой дел сдаются в Центральный объединенный архив
Департамента здравоохранения города Москвы. Поступившие из Протокольного отдела
Правительства Москвы заверенные копии распорядительных документов Правительства
Москвы, касающиеся деятельности Департамента здравоохранения города Москвы,
сохраняются в отделе руководителя Департамента в течение 5 лет, после чего
копии могут быть уничтожены в установленном порядке.
Оформление дел для передачи в архив
производится работниками структурных подразделений департамента при
методической помощи и под контролем сотрудников Центрального объединенного
архива.
Центральным объединенным архивом в
соответствии с Законом города Москвы от 28.11.2001 N 67 "Об Архивном фонде
Москвы и архивах", "Основными правилами работы архивов
организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
осуществляется хранение документов, справочная работа по переданным документам,
выдача документов во временное пользование в структурные подразделения
департамента, подготовка и выдача архивных справок, копий, выписок из
документов организациям и гражданам.
7. ИСПОЛНЕНИЕ И
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ ПО
РАССМОТРЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОБРАЩЕНИЙ
ГРАЖДАН
7.1. Общие
положения
7.1.1. В департаменте подлежат исполнению
поручения вышестоящих органов, должностных лиц департамента, зафиксированные в
распорядительных и служебных документах, резолюциях по исполнению служебных
документов и обращений граждан, решениях коллегий и протоколах совещаний.
7.1.2. Исполнение предполагает разработку
мер, направленных на осуществление и проведение в жизнь поручений должностных
лиц департамента.
7.1.3. Ответственность за исполнение
документов и поручений возлагается на должностные лица департамента в
соответствии с их компетенцией.
7.1.4. В целях обеспечения высокой
эффективности управления здравоохранением города на основе систематической
проверки хода исполнения поручений и принятия надлежащих мер по их исполнению в
определенные сроки устанавливается контроль исполнения поручений должностных
лиц департамента.
7.1.5. В департаменте контролю подлежит
исполнение распорядительных документов и планов работы департамента, а также
поручений руководителя, первого заместителя и заместителей руководителя
департамента -
- по выполнению законодательных,
нормативных и распорядительных документов вышестоящих организаций и должностных
лиц;
- по подготовке заключений, в части
касающейся департамента, по законодательным актам Российской Федерации,
принятым Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации и
направленным Мэру Москвы (данных по поручениям должностных лиц Правительства
Москвы);
- по подготовке заключений, в части
касающейся департамента, по проектам законодательных актов города,
представленным Московской городской Думой (данных по поручениям должностных лиц
Правительства Москвы);
- по выполнению планов работы
Правительства Москвы (в части касающейся департамента) и Департамента
здравоохранения города Москвы;
- по выполнению поручений, содержащихся в
протоколах заседаний Правительства Москвы (в части касающейся департамента);
- по рассмотрению служебных документов,
заявлений граждан, парламентских запросов, обращений и запросов членов Совета
Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации, депутатов Московской городской Думы.
7.1.6. Контроль исполнения включает в
себя контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным исполнением
конкретных поручений.
7.1.7. Контроль исполнения отдельных
поручений возлагается:
- по выполнению законодательных,
нормативных и распорядительных документов вышестоящих организаций и должностных
лиц - на руководителя (и. о. руководителя) департамента и по его резолюции - на
заместителей руководителя департамента в соответствии с распределением
обязанностей (в отдельных случаях - на начальников структурных подразделений);
- по выполнению других документов,
указанных в п. 7.1.5., на руководителя и заместителей руководителя
департамента, а также (по резолюциям руководителя, первого заместителя
руководителя и заместителей руководителя департамента) - на начальников
соответствующих структурных подразделений.
Контроль исполнения распорядительных
документов и поручений может быть возложен на одного или нескольких должностных
лиц в соответствии с распределением обязанностей. Если контроль возложен
(исполнение поручено) на нескольких должностных лиц, то обобщает материал
(готовит итоговую справку и/или ответ) в целом по исполнению распорядительного
документа, протокола, резолюции, то должностное лицо, которое в
распорядительном документе, протоколе, резолюции значится первым, если нет
других указаний.
7.1.8. Структурные подразделения
департамента в соответствии с компетенцией осуществляют
контрольно-аналитические функции, предусматривающие контроль и анализ
результатов исполнения поручений, информирование об этом руководства
департамента, ведение баз данных.
7.1.9. Отдел руководителя департамента
осуществляет:
- методическое руководство и помощь
структурным подразделениям департамента, подведомственным учреждениями и
организациям в вопросах организации контроля исполнения поручений по
рассмотрению служебных документов и обращений граждан, реализации мероприятий,
предусмотренных распорядительными документами и решениями коллегии
департамента;
- контроль исполнения поручений
руководителя департамента и его первого заместителя по исполнению поручений
Мэра и других документов, поступивших из Правительства Москвы;
- контроль исполнения поручений
руководителя департамента и его первого заместителя, зафиксированных в
резолюциях по исполнению служебных документов и обращений граждан, поступивших
в адрес департамента;
- контроль исполнения резолюций
руководителя и его первого заместителя, данных в ходе личного приема граждан и
представителей организаций;
- контроль исполнения поручений,
зафиксированных в протоколах совещаний и заседаний, оформленных специалистами
отдела руководителя департамента, а также соответствующих поручений
руководителя департамента и его первого заместителя, связанных с выполнением
указанных протоколов;
- контроль за подготовкой и выполнением
планов работы департамента.
7.2. Особенности
контроля исполнения поручений Мэра и
других документов, поступающих из Правительства
Москвы
7.2.1. Все документы, поступающие из
Правительства Москвы подлежат централизованному контролю (в отделе руководителя
департамента).
7.2.2. Исполнение поручений Мэра и других
документов, поступающих из Правительства Москвы, организуется должностными
лицами департамента в соответствии с поручениями руководителя департамента и
его первого заместителя.
Должностные лица департамента несут
личную ответственность за надлежащее исполнение данных поручений, а также
распорядительных документов департамента, принимаемых во исполнение поручений
Мэра и других документов, поступающих из Правительства Москвы.
7.2.3. При организации исполнения
поручений Мэра и других документов, поступающих из Правительства Москвы,
рекомендуется упреждающий контроль:
- принятие решений (подготовка проектов
приказов, распоряжений, разработка планов и других мероприятий) с указанием
конкретных сроков исполнения, должностных лиц, ответственных за исполнение
поручений Мэра и других документов, поступающих из Правительства Москвы;
- направление предупредительных запросов
исполнителям с целью получения и анализа промежуточной информации;
- осуществление контрольных проверок хода
исполнения в структурных подразделениях департамента поручений Мэра и других
документов, поступающих из Правительства Москвы;
- регулярное заслушивание сообщений
(отчетов) должностных лиц о проделанной работе по выполнению поручений Мэра и
других документов, поступающих из Правительства Москвы, своевременное принятие
мер по устранению недостатков в данной, работе (по фактам несвоевременного и
ненадлежащего исполнения поручений Мэра и других документов, поступающих из
Правительства Москвы, привлечение виновных должностных лиц к ответственности).
7.2.4. При невозможности выполнения
поручения в указанный срок заблаговременно, не позднее 7 дней до истечения
срока, установленного руководством департамента, руководителю департамента
представляется служебная записка с проектом обращения к Мэру или давшему
поручение должностному лицу Правительства Москвы, содержащим просьбу о продлении
срока исполнения поручения, конкретные причины невозможности выполнения
поручения в установленный срок, принятые меры по обеспечению выполнения
поручения.
7.2.5. Продление сроков исполнения
поручений Мэра и других документов, поступающих из Правительства Москвы,
осуществляется путем согласования нового срока с Аппаратом Правительства
Москвы.
Продление сроков исполнения документов с
конкретным сроком исполнения и помеченных "срочно" и
"оперативно" осуществляется путем согласования нового срока с
Аппаратом Правительства Москвы с использованием оперативных средств связи и
последующим получением извещения о продлении срока.
7.2.6. Корректировка сроков исполнения
поручений по документам, ответственным исполнителем которых является
руководитель Комплекса социальной сферы, возможна только на основании
обоснованной информации, подписанной руководством департамента и представленной
не позднее 5 дней до истечения срока в Управление координации исполнения
социальной политики Правительства Москвы. Не допускается направление справок по
указанным контрольным документам в Аппарат Правительства Москвы, минуя
Управление координации исполнения социальной политики Правительства Москвы.
Корректировка сроков исполнения по
документам, поступающим из вышестоящих органов, от депутатов Государственной
Думы, Московской городской Думы осуществляется путем согласования новых сроков
исполнения с ответственными сотрудниками соответствующих аппаратов с
использованием оперативных средств связи и последующим извещением работников
структурных подразделений Аппарата Мэра, Аппарата Правительства Москвы,
ответственных за контроль исполнения не позднее 7 дней до истечения
установленного срока.
На поручение, данное руководителем
Комплекса социальной сферы нескольким исполнителем, информация в части
касающейся представляется ответственному соисполнителю (поименованному в
поручении первым) не позднее 8 дней до истечения срока (при необходимости
материал направляется с использованием оперативных средств связи).
Ответственный исполнитель направляет материалы в Управление координации
исполнения социальной политики Правительства Москвы для подготовки
окончательного ответа не позднее трех дней до установленного поручением срока.
Направление ответа руководителю Комплекса социальной сферы, минуя ответственного
исполнителя, не допускается.
Если в поручениях Мэра, Вице-мэра,
руководителя Аппарата Правительства Москвы руководитель Комплекса социальной
сферы является соисполнителем, ответ ответственному исполнителю дается за
подписью руководителя Комплекса. Предложения руководителю Комплекса с проектом
ответа представляются за подписью руководителя департамента не позднее 7 дней
до истечения срока (если в резолюции департаменту поручается ответить
самостоятельно, руководителю Комплекса социальной сферы представляется копия
ответа).
7.2.7. Если информация департамента,
подготовленная во исполнение поручений Мэра и других документов, поступивших из
Правительства Москвы, направляется соисполнителям с использованием почтовой
связи, а также во всех случаях направления материалов с истекающим (истекшим)
сроком исполнения, подразделение, подготовившее документ, должно направить его
адресату также с использованием оперативных средств связи (например: отправка
документа по факсу и получение по телефону подтверждения о его принятии) либо
нарочным с внесением указанной информации на копию документа.
7.2.8 Представление руководителю
департамента промежуточной информации о принятых заместителями руководителя и
другими должностными лицами департамента мерах по исполнению поручений Мэра и
других документов, поступивших из Правительства Москвы, необходимо в тех
случаях, когда срок исполнения определен в течение месяца и более и в те сроки,
которые указаны в поручениях руководителя департамента. В случае, когда срок
исполнения поручения установлен менее месяца и при этом своевременное его
выполнение не вызывает сомнений, промежуточная информация руководству
департамента представляется по усмотрению ответственных должностных лиц.
7.2.9. В проекте докладной записки на имя
Мэра или должностного лица Правительства Москвы, давшего поручение, должны быть
отражены конкретные результаты исполнения поручения. Не отвечающие
установленным требованиям проекты доклада Мэру и должностным лицам
Правительства Москвы, давшим поручения, возвращаются должностным лицам
департамента - исполнителям поручений для доработки и повторного представления
материалов.
7.2.10. Контроль за правильностью
адресования документов, направляемых в Правительство Москвы, осуществляют
начальники структурных подразделений, ответственные за исполнение поручений;
общий контроль возлагается на отдел руководителя департамента:
- Мэру, Вице-мэру, заместителям Мэра и
министрам Правительства Москвы, руководителю Аппарата Правительства Москвы,
префектам, руководителям органов городской администрации документы направляются
за подписью руководителя (и.о. руководителя) департамента;
- другим должностным лицам Правительства
Москвы документы могут быть направлены за подписью заместителя руководителя
департамента, курирующего соответствующее направление работ.
7.3. Сроки
рассмотрения служебных документов,
обращений граждан, обращений и запросов членов
Совета Федерации, депутатов Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации,
Московской городской Думы
Сроки исполнения поручений по служебным
документам и обращениям граждан указываются в резолюциях руководства
департамента, либо в тексте распорядительного документа, протокола совещания,
решения коллегии.
Каждая последующая резолюция должна быть
оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой
резолюцией.
При исполнении поручений следует иметь в
виду:
- поручения с конкретной датой исполнения
выполняются в указанный срок;
- поручения без указания даты с пометкой
"незамедлительно" - в течение одного дня с даты подписания резолюции;
- поручения без указания даты с пометкой
"весьма срочно" - в двухдневный срок с даты подписания резолюции;
- поручения без указания даты с пометкой
"срочно" - в трехдневный срок с даты подписания резолюции;
- поручения без указания даты с пометкой
"оперативно" - в течение десяти дней с даты подписания резолюции;
- остальные поручения - в течение месяца
с даты подписания резолюции;
- сроки исполнения поручений исчисляются
в календарных днях.
Для всех видов письменных обращений
граждан - индивидуальных и коллективных, если их разрешение не требует
продления или принятия безотлагательных мер, устанавливаются единые предельные
сроки рассмотрения.
Решения по обращениям граждан принимаются
в срок до 1 месяца со дня их поступления и регистрации.
Обращения, не требующие дополнительного
изучения и проверки, разрешаются безотлагательно в сокращенные сроки, не
позднее 15 дней.
Заявления и жалобы военнослужащих и
членов их семей разрешаются в сокращенные сроки - до 15 дней с даты их
поступления в департамент.
Когда для рассмотрения обращений
необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных
материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть в порядке
исключения продлены руководством департамента, но не более чем на 1 месяц, с
сообщением об этом гражданину, подавшему обращение. Общий срок рассмотрения
обращения не может превышать 2-х месяцев, за исключением случаев, когда
материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в
суде. В таких случаях срок рассмотрения обращения продлевается на период
судебного разбирательства.
Телеграммы, требующие срочного решения,
рассматриваются безотлагательно, остальные - в соответствии с вышеуказанным
порядком.
Обращения членов Совета Федерации,
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,
Московской городской Думы, связанные с их депутатской деятельностью,
рассматриваются безотлагательно; при необходимости изучения вопросов - в
трехдневный срок дается предварительное уведомление инициатору обращения,
окончательный ответ направляется в течение 30 дней.
Сроки исполнения парламентских и
депутатских запросов:
- парламентский запрос - не позднее, чем
через 15 дней со дня получения или в иной, установленный соответствующей
палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок,
- депутатский запрос члена Совета
Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации - не позднее чем через 30 дней со дня получения или в иной,
согласованный с инициатором запроса срок;
- депутатский запрос депутата Московской
городской Думы - не позднее чем через 15 дней со дня получения, или в иной,
установленный Думой срок.
Срок, исчисляемый днями, истекает в
последний день исполнения поручения. В случае если окончание срока исполнения
поручения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается
непосредственно следующий за ним рабочий день. Сроки исполнения
распорядительного документа в целом определяются по сроку исполнения поручения,
являющегося последним в числе мероприятий и поручений, предусмотренных
распорядительным документом.
Корректировка срока исполнения поручения
производится должностным лицом, его установившим, на основании обращения
ответственного исполнителя, представляемого не позднее, чем за 2 дня до
истечения срока.
Корректировка сроков исполнения поручений
по документам, поступивших от должностных лиц Правительства Москвы, осуществляется
в соответствии с требованиями, изложенными в п. 7.2. настоящего Регламента.
7.4. Порядок
представления исполненного поручения
к снятию с контроля
Снятие с контроля поручений производится
должностным лицом, поставившим документ на контроль, или руководством
департамента.
Снятие с контроля поручений руководителя
департамента и его первого заместителя осуществляется на основании резолюций
руководителя департамента или его первого заместителя на справках (заключениях)
об исполнении, представляемых заместителями руководителя департамента или
начальниками структурных подразделений, ответственными за рассмотрение
документа. Основанием для снятия поручения с контроля может служить:
- подписанный и зарегистрированный ответ;
- служебная записка исполнителя о
результатах выполнения поручения с резолюцией руководителя о снятии документа с
контроля;
- резолюция руководителя о снятии
документа с контроля.
Отметка о рассмотрении документа и
направлении его в дело должна включать: краткие сведения об исполнении (если
отсутствует документ, об этом свидетельствующий), слова "В дело",
дату, подпись исполнителя и руководителя структурного подразделения, в котором
рассмотрен документ.
При представлении рассмотренного
документа для снятия с контроля делопроизводитель соответствующего
подразделения формирует материалы дела по хронологии их поступления
(изготовления) в следующем порядке:
- оригинал (подлинник) первичного
(входящего) документа (если подлинник документа подлежит возврату в вышестоящую
организацию или направлению в стороннюю организацию, то в деле остается его
копия);
- поручения вышестоящих инстанций и
руководства департамента;
- относящиеся к делу справки, протоколы,
заключения и пр.;
- копия исходящего документа;
- контрольная карточка учета входящего документа
(лишние копии и редакции проектов
исходящих документов удаляются).
Основания для снятия распорядительного
документа с контроля:
- его выполнение;
- принятие (введение в действие) нового
распорядительного документа, отменяющего действие прежнего.
Исполненными считаются служебные
документы и обращения граждан, по которым рассмотрены все поставленные вопросы,
приняты необходимые меры, корреспондентам даны исчерпывающие ответы, сведения о
рассмотрении документа, содержащего все необходимые реквизиты и визы,
представленного в надлежащем порядке, внесены в компьютерную базу данных
департамента.
7.5. Порядок
исполнения поручений по
рассмотрению документов
Рассмотрение документов осуществляется в
соответствии с поручениями должностных лиц департамента, содержащихся в
распорядительных документах, протоколах, резолюциях.
Если рассмотрение документа поручено
нескольким сотрудникам и в поручении не указан ответственный исполнитель,
ответственным за подготовку обобщенной информации является сотрудник, указанный
в резолюции первым.
Должностное лицо, указанное в резолюции
отдельно от основных исполнителей (знак +), принимает участие в работе над
документом при необходимости, по собственному усмотрению или обращению
основного исполнителя.
Соисполнители не позднее, чем за пять
дней до истечения срока исполнения поручений представляют ответственному
исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо сообщают свое
мнение по рассматриваемому вопросу в другой форме, устраивающей ответственного
исполнителя. Подлинники документов, направленные ответственному исполнителю,
прилагаются к делу. Ответственный исполнитель представляет должностному лицу,
давшему поручение, документ (справку, информацию) по исполнению резолюции
(поручения) с указанием мнения соисполнителей, либо прилагает копии справок
(информации) соисполнителей.
Справки (информация) о ходе и результатах
исполнения поручений Мэра и других документов, поступающих из Правительства
Москвы, подписываются руководителем департамента либо его заместителями в соответствии
с требованиями, изложенными в п. 7.2.10. и представляются в Правительство
Москвы в сроки, указанные в поручениях, либо в месячный срок со дня регистрации
документов в Правительстве Москвы, если срок не указан.
Информация в адрес Президента Российской
Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя Совета
Федерации и Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации, депутатов, руководителей министерств и ведомств Российской Федерации
и иных должностных лиц, подготовленная департаментом по поручению Мэра Москвы
или лица, исполняющего его обязанности, должна оформляться на бланке письма
Мэра и в двух экземплярах направляться в Управление по организации работы с
документами Правительства Москвы (при этом на втором экземпляре должна быть
виза руководителя /и.о. руководителя/ департамента).
Если поручение предусматривает ответ
Администрации Президента Российской Федерации, Правительству Российской
Федерации, Совету Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания
Российской Федерации, документ печатается на бланке письма "Правительство
Москвы" за подписью члена Правительства Москвы либо должностном бланке
члена Правительства Москвы и направляется в Управление по организации работы с
документами Правительства Москвы в двух экземплярах (с указанием, на какие
исходящие номера поручений федеральных органов и Правительства Москвы дается
ответ).
Ответы на поручения Мэра и должностных
лиц, имеющих право от его имени давать поручения, адресуются Мэру.
Ответы на служебные документы и
письменные обращения граждан в адрес Мэра, Вице-мэра, руководителя Комплекса
социальной сферы направляются за подписью руководителя департамента только в
случаях соответствующих поручений. При этом руководитель Комплекса социальной
сферы информируется письмом с приложением копии ответа.
В остальных случаях готовится проект
ответа за подписью соответствующего должностного лица и представляется с
сопроводительной запиской руководителя департамента руководителю Комплекса
социальной сферы, не позднее трех дней до истечения срока исполнения поручения.
Ответы на служебные документы и
письменные обращения граждан даются, как правило, в письменной форме. При
устной форме ответа (если это устраивает адресата) на служебном документе или
обращении гражданина (либо на отдельных справках) исполнителем делается отметка
с указанием даты ответа, его краткого содержания, а также информации о лице,
давшем ответ (фамилия, инициалы, должность, телефон) и его получившим. Снятие с
контроля поручения при устном ответе производится в порядке, указанном в п.
7.4.
7.6. Порядок
осуществления контроля
Контроль исполнения распорядительных
документов и поручений в департаменте осуществляется в автоматизированном
режиме с использованием баз данных департамента:
- "Автоматизированная информационная
система обеспечения документооборота городской отрасли
"Здравоохранение";
- "Автоматизированная информационная
система работы с письмами граждан городской отрасли
"Здравоохранение".
Централизованному (с использованием
автоматизированных систем контроля) контролю по срокам и качеству исполнения
подлежат поручения по рассмотрению служебных документов и обращений граждан,
поставленные на контроль руководителем департамента, его первым заместителем, отделом
руководителя департамента, помеченные штампом "контроль".
Контроль за исполнением иных поручений, а
также за сохранностью связанных с ними документов, обеспечивается в структурных
подразделениях департамента и возлагается на их руководителей.
Контроль осуществляется как оперативными
методами (выход на место, использование средств оперативной связи, организация
проверок, совещаний и т.д.), так и традиционными (обеспечение информации от
исполнителей в виде справок, талонов отчетов, заключений и т.д.).
Сотрудники отдела руководителя
периодически, до истечения установленного срока исполнения, уведомляют
исполнителей о поручениях, сроки исполнения которых истекают в предстоящий
период. Допускается запрашивать информацию о ходе исполнения распорядительного
документа или поручения до истечения конечного срока в порядке упреждающего
контроля.
Исполнители или сотрудники, ответственные
за контроль в структурных подразделениях, обязаны представить информацию о
выполнении поручения в отдел руководителя департамента не позднее следующего
дня после окончания контрольного срока для снятия документа с контроля.
Если информация, представленная
исполнителем в отдел руководителя к снятию поручения с контроля, не
соответствует установленным требованиям, материалы возвращаются в
соответствующее подразделение для доработки.
7.7. Информирование
должностных лиц департамента
Начальник отдела руководителя в
оперативном порядке, еженедельно и ежеквартально анализирует исполнение
поручений по рассмотрению служебных документов и обращений граждан и
докладывает руководству департамента о состоянии исполнительской дисциплины.
Отдел руководителя имеет право вносить
руководству департамента предложения о привлечении к дисциплинарной
ответственности и депремировании сотрудников, не обеспечивших своевременное
выполнение поручений руководителя и его первого заместителя, содержащихся в
резолюциях, протоколах и распорядительных документах.
Руководитель департамента представляет
Правительству Москвы ежегодный отчет о своей деятельности (о состоянии
исполнительской дисциплины и исполнении поручений Правительства Москвы).
Департамент осуществляет систематический
контроль за состоянием работы с обращениями и приемом граждан в управлениях
здравоохранения административных округов и подведомственных учреждениях
здравоохранения.
8. ОРГАНИЗАЦИЯ
ПРИЕМА ГРАЖДАН
Прием граждан проводится руководителем
департамента и его заместителями либо по их поручению другими должностными
лицами, правомочными принимать решения по вопросам, отнесенным к их компетенции,
а также отдельно выделенными сотрудниками.
Прием граждан осуществляется в приемной
департамента ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, а также в служебных
кабинетах должностных лиц, осуществляющих прием. Приемы граждан руководителем
департамента и его первым заместителем осуществляются по записи согласно
графика.
Граждане вправе обращаться в приемную
лично или через своих представителей, уполномоченных в установленном законом
порядке.
На прием к руководству департамента
граждане могут записаться, если их вопрос не был решен на уровне учреждения
здравоохранения, управления здравоохранения административного округа или
сотрудниками департамента. Предварительная беседа с гражданами и запись на
прием к руководителю департамента и его первому заместителю проводятся
соответственно начальником отдела руководителя и его заместителем.
Лицо, осуществляющее прием, для
обеспечения квалифицированного решения поставленных посетителем вопросов, может
привлекать к их рассмотрению сотрудников соответствующих структурных
подразделений департамента и подведомственных органов и учреждений
здравоохранения.
Каждое обращение гражданина регистрируется
в приемной департамента. Вопросы, с которыми обращаются граждане, по
возможности разрешаются в ходе приема. Лицо, осуществляющее прием, в пределах
своей компетенции вправе принять одно из следующих решений:
- удовлетворить просьбу;
- отказать в удовлетворении просьбы,
подробно аргументировав мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения;
- принять письменное заявление, если
поставленные вопросы требуют дополнительного изучения или проверки, разъяснив
причины, по которым просьба не может быть разрешена в процессе приема, порядок
и сроки ее рассмотрения.
Если решение вопросов, поставленных
посетителем в ходе приема, не входит в компетенцию департамента, посетителю
разъясняется, в какой орган исполнительной власти (учреждение) ему следует
обратиться.
Все материалы, полученные от посетителя в
ходе приема, передаются на регистрацию в сектор служебной корреспонденции или
сектор писем граждан отдела руководителя.
Поручение по обращению гражданина должно
исполняться в тридцатидневный срок со дня оформления поручения, если поручением
не установлен иной срок. Продление срока исполнения поручения возможно
должностным лицом, его установившим, либо вышестоящим руководителем.
Поручение снимается с контроля:
- если вопрос решен положительно;
- при обоснованном отказе на поставленный
вопрос и согласии должностного лица, давшего поручение, с доводами исполнителя.
Контроль исполнения поручений, данных во
время приема граждан, осуществляется должностными лицами в соответствии с
функциональными обязанностями и резолюциями по существу вопроса. Общий контроль
исполнения поручений, данных во время приема граждан, осуществляется
сотрудниками отдела руководителя.
Начальник отдела руководителя регулярно
информирует руководство департамента о характере обращений граждан, а также
состоянии дел по их рассмотрению.
9. ОФОРМЛЕНИЕ
СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
9.1. Общие
требования к оформлению документов
Документы оформляются на бланках
утвержденного образца, изготовленных на бумаге формата А4 (210x297 мм), А5
(148х210 мм), А6 (105х148 мм).
Как правило, для каждого вида документа
используется свой бланк, на котором типографским способом воспроизведено его
наименование. Применение бланков документов обязательно при направлении
документа в вышестоящие и сторонние организации.
Для ведения "внутренней"
переписки бланки документов формата А4 не применяются. "Внутренней"
считается переписка между руководителем департамента и его заместителями,
руководителями и сотрудниками структурных подразделений департамента, а также с
главными внештатными специалистами департамента.
9.2. Реквизиты
документов
При подготовке документов должны
соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов,
способствующие оперативному исполнению и последующему использованию материалов
в служебных целях, а также созданию возможностей для автоматизированной
обработки информации.
Обязательные реквизиты документа:
наименование организации (должностного лица), автора (исполнителя) документа,
названия вида документа, заголовок к тексту, дата и индекс документа, текст,
подпись должностного лица.
В процессе подготовки и оформления
документов состав обязательных реквизитов при необходимости может быть дополнен
другими реквизитами.
Заголовок к тексту указывается в
документах формата А4. Он должен быть кратким, отражать содержание документа,
формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?", печататься от
границы левого поля под реквизитами "дата и регистрационный номер
документа" или "ссылка на регистрационный номер и дату поступившего
документа"; может быть выделен жирным шрифтом.
Датой документа в зависимости от его вида
и назначения является:
- дата регистрации - для распорядительных
и служебных документов;
- дата проведения (принятия решения) -
для протоколов заседаний и совещаний, решений коллегии.
В документах используются
буквенно-цифровое (1 января 2003 года) или цифровое написание дат (01.01.2003);
буквенно-цифровое предпочтительнее. Элементы даты должны приводиться в
последовательности: день месяца, месяц, год. Написание дат в пределах одного
документа должно быть единообразным.
Индекс документа - это порядковый номер
для приказов, распоряжений, протоколов; для писем, поручений и служебной
корреспонденции - входящий или исходящий номер соответственно номенклатуре дел.
Ссылка на регистрационный номер и дату
документа, поступившего из вышестоящей или сторонней организации, в
обязательном порядке приводится на документах-ответах департамента под датой и
номером документа-ответа.
Наименование органа исполнительной власти
города, организации (структурного подразделения) указывается в именительном
падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При этом при
адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией,
например:
Комитет по туризму
города Москвы
Начальнику Общего отдела
Т.Д.Ивановой
Если в качестве адресата выступает руководитель
органа (организации), то наименование органа (организации) входит в
наименование должности адресата, например:
Председателю Комитета
по культуре города Москвы
С.И.Худякову
При адресовании документа физическому
лицу инициалы указывают после фамилии.
Если документ отправляют в несколько
однородных организаций, то их следует указать обобщенно:
Начальникам управлений здравоохранения
административных округов
Документ не должен содержать более
четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым
адресатом не ставится; каждый экземпляр документа должен быть подписан. При
направлении документа более чем в четыре адреса, составляется список рассылки и
на каждом документе указывается только один адресат (в этом случае адресатам
направляются копии документов).
Реквизит "адресат" печатается
от границы правого поля листа (допускается выделение фамилии и инициалов
адресата жирным шрифтом) и включает:
- наименование организации или (при
адресовании физическому лицу) - фамилию, имя, отчество адресата;
- название улицы, номер дома, номер
квартиры;
- область, край, автономный округ
(область), республику, город;
- страну (для международных отправлений);
- почтовый индекс.
Например:
Генеральному директору
Фонда "Москва-Севастополь"
Аполлонову М.И.
ул. Марии Ульяновой, дом 14
Москва, 117321
Адрес не проставляется на документах,
направляемых в органы, должностным лицам государственной власти Российской
Федерации и Москвы, а также при переписке между департаментом и
подведомственными ему структурами.
Текст строится в зависимости от вида
документа и должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой
части излагается причина составления документа, даются ссылки на
основополагающие материалы и содержится информация по существу рассматриваемого
вопроса, во второй - приводятся выводы, предложения, решения или просьбы.
Текст документов допускается подразделять
на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые могут быть пронумерованы
арабскими цифрами.
Текст документа должен излагаться четко,
последовательно, кратко.
Печатается документ на бланках А4 через
1-1,5 межстрочных интервала.
При направлении документа в адрес
конкретного должностного лица рекомендуется начинать текст с персонального
обращения к нему с использованием слов "Уважаемый" ("Уважаемая"),
например: "Уважаемый Иван Иванович!".
При адресовании документа в
негосударственные организации, а также в случаях, когда имя и отчество адресата
неизвестны и установить их не представляется возможным, допускается также
обращение с использованием слов "господин", например: "Уважаемый
господин Иванов!" или "Господин Иванов!".
В конце текста над наименованием
должности подписавшего документ должностного лица возможно проставление слов
"С уважением".
При оформлении документа на двух и более
страницах, вторая и последующая страницы нумеруются. Номера проставляют по
середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница
(стр.)" и знаков препинания.
Подпись является обязательным реквизитом,
включающим: наименование должности лица, подписавшего документ (при
использовании должностного бланка наименование должности указывать не надо),
личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия, выделяемые жирным
шрифтом).
Наименование должности печатается от
границы левого поля, расшифровка подписи выравнивается к границе правого края
текста.
При подписании документа несколькими
должностными лицами, их подписи располагают одну над другой в
последовательности, соответствующей занимаемым должностям. При подписании
документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном
уровне.
Если должностное лицо, правомочное
подписать документ, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель. При этом указывается фактическая должность
лица, подписавшего документ, и его фамилия: "исполняющий
обязанности..." или "заместитель...".
Если документ имеет приложения,
упоминаемые в тексте, то отметка об их наличии печатается после текста
документа по следующей форме:
"Приложение: по тексту на ___ листах
в ___ экземплярах".
Если документ имеет приложения, не
названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием
количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
"Приложения: 1. Копия письма
Комитета межрегиональных связей
и
национальной политики
города Москвы от
02.11.2002
N 4-22-1084/2 с
проектом Соглашения о
сотрудничестве
Администрацией Мценска
всего на 3-х листах в 1 экз.
2. Справка о
сотрудничестве
Правительства Москвы
Администрации Мценска
в 2002 г. на 5-и листах в 2-х
экз.".
Если к документу прилагается документ,
имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей
форме:
"Приложение:
__________________________________________________________
(название документа и
наименование организации или автора,
дата и индекс документа и приложения к
нему)
и приложение к нему, всего на
___ листах в ___ экземплярах".
Если приложения сброшюрованы, то
количество листов не указывают.
Если приложение направляется не во все
указанные в документе адреса, то отметку о его наличии делают по форме:
"Приложение: по тексту на 5-и листах
в 2-х экземплярах в 1-й адрес".
Гриф согласования проставляется на
проектах документов, требующие предварительного рассмотрения заинтересованными
органами (организациями), структурными подразделениями, должностными лицами.
Согласование документов может быть
внешним и внутренним. Внешнее согласование (или разногласие) оформляется грифом
согласования, справкой о согласовании, листом согласования или протоколом
обсуждения документа.
В гриф согласования входит слово
СОГЛАСОВАНО (печатается заглавными буквами без кавычек), наименование должности
лица, согласующего документ (включая наименование организации), личная подпись
должностного лица с расшифровкой, дата. Грифы согласования печатаются от
границы левого поля, располагаются ниже реквизита "подпись" или на
отдельном листе согласования.
Лист согласования, справка о
согласовании, протокол обсуждения составляются в том случае, когда содержание
документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка
на месте грифа согласования (например "Лист согласования /справка,
протокол/ прилагается"; подпись и дата).
Формой внутреннего согласования является
визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее
расшифровку и дату визирования, при необходимости следует указывать должность
визирующего.
При наличии замечаний по документу визу
оформляют следующим образом "Замечания прилагаются" или "С
замечаниями по пункту..." (при внесении замечаний в текст документа),
подпись, ее расшифровка, дата.
Визы согласования проставляются на
подлинниках документов, за исключением отправляемых документов, которые
визируются на копиях.
Фамилия и номер служебного телефона
исполнителя располагаются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа
документа.
Для автоматизированного поиска документа
ниже отметки об исполнителе может проставляться имя файла, а также другие
поисковые данные.
Особым способом введения документа в
действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций,
подразделений, должностных лиц, является утверждение документа.
Утверждаются документы, авторы которых не
правомочны ввести их в действие. Эти документы приобретает юридическую силу с
даты утверждения.
Утверждение документа производится
посредством грифа утверждения или издания распорядительного документа. Оба
способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный документ необходим
в тех случаях, когда требуются пояснения либо действие документа выходит за
рамки департамента и распространяется на подведомственные учреждения,
организации и предприятия; в остальных случаях - может проставляться гриф
утверждения.
В состав грифа утверждения входит слово
УТВЕРЖДАЮ (печатается заглавными буквами, без кавычек, в правом верхнем углу;
при наличии двух грифов они располагаются в правом и левом верхних углах
документа), наименование должности лица, утвердившего документ, личная подпись,
расшифровка подписи и дата утверждения.
При утверждении документа
распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО,
наименования утверждающего документа, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Департамента здравоохранения города
Москвы
от 15.01.2003 N 157
9.3. Применение
печатей
В департаменте существуют гербовая
печать: "Департамент здравоохранения города Москвы" и простая круглая
печать "Канцелярия Департамента здравоохранения города Москвы",
которые хранятся в канцелярии. Печать удостоверяет подлинность подписи
должностного лица.
Гербовой печатью "Департамент
здравоохранения города Москвы" заверяются:
- подпись руководителя департамента и его
заместителей на документах, требующих особого удостоверения: доверенностях,
уполномочивающих представлять интересы департамента, Почетных Грамотах,
представлениях и ходатайствах о награждении государственными наградами,
характеристиках, штатных расписаниях, договорах, сводных номенклатурах дел,
трудовых книжках и пр.;
- подпись главного бухгалтера на
распорядительных документах финансового характера, документах, фиксирующих факт
расходования денежных средств и материальных ценностей.
Печатью "Канцелярия Департамента
здравоохранения города Москвы" удостоверяются:
- копии распорядительных и служебных
документов департамента;
- подписи руководителей структурных
подразделений на справках с места работы, командировочных удостоверениях и пр.
9.4. Заверение
копии документа
Департамент здравоохранения города
Москвы, его структурные подразделения могут выдавать копии только тех
документов, авторами которых являются должностные лица и структурные
подразделения департамента.
Копия должна быть заверена должностным
лицом, удостоверяющим ее соответствие подлиннику документа (кроме копий
распорядительных документов, направляемых в соответствии со списком рассылки),
и печатью.
Заверительная надпись составляется по
форме: "верно", наименование должности лица, заверившего копию; его
личная подпись; расшифровка подписи и дата заверения копии. На копиях
отправляемых документов, остающихся в деле, должность сотрудника, заверившего
копию, допускается не указывать.
9.5. Оформление
документов, направляемых за рубеж
В целях координации международных связей
должностных лиц исполнительной власти города, а также обеспечения протокольных
требований к международной переписке, проекты документов, готовящиеся для
отправки за рубеж на имя руководителей государственного и муниципального
уровня, согласуются с Департаментом международных связей города Москвы.
Документы, направляемые адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на
официальных бланках для писем, либо должностных бланках.
Текст документа, как правило, печатается
на русском языке. Заголовок к тексту не составляется.
В реквизите "адресат"
указывается вначале имя, фамилия, должность лица, которому направляется
документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные (дом, улица,
город, почтовый индекс, страна). Название страны может быть полным (Соединенные
Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно официально принятым.
Подписание производится тем должностным
лицом, подпись которого заготовлена на проекте документа. Подпись оформляется
следующим образом:
- при использовании должностного бланка
указывается имя, отчество и фамилия должностного лица, подписавшего документ, и
его подпись;
- при использовании бланка письма вначале
указывается имя, отчество и фамилия, затем должность лица, подписывающего
документ, и его подпись.
Реквизит "подпись" печатается
на уровне реквизита "адресат".
Реквизит "Дата" печатается от
границы левого края документа после текста письма на уровне или ниже подписи.
Применяется буквенно-цифровой способ оформления дат, например: "15 января
2003 года".
При ответе на документ, поступивший от
зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ:
"На Ваше письмо от...".
При регистрации документа, отправляемого
за границу, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре,
остающемся в деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания.
Вместе с письмом исполнитель готовит
конверт для отправки с адресом, напечатанном на русском и иностранном языках
(может быть написан как на английском, так и на языке страны-адресата), и
указанием адреса отправителя.
Порядок отправления документов за рубеж
определяется, исходя из срочности и содержания информации: через Департамент
международных связей города Москвы, по почте, нарочным, техническими средствами
оперативной связи (телефакс, международная телеграмма).
В случае отправления документа через
Департамент международных связей города Москвы к нему готовится
сопроводительное письмо.
9.6. Оформление
доверенности
Доверенность - документ, удостоверяющий
передачу полномочий руководителем департамента, его первым заместителем, иными
должностными лицами на представление интересов или совершение каких-либо
действий конкретному должностному лицу, в т.ч. для ведения переговоров и
подписания договоров.
Срок действия доверенности не может
превышать 3-х лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в
течение года со дня ее выдачи.
Доверенность оформляется на бланке
департамента.
Обязательные реквизиты доверенности:
- заголовок ("ДОВЕРЕННОСТЬ");
- регистрационный номер и дата выдачи;
- фамилия, имя, отчество (полностью),
должность лица, передающего полномочия;
- фамилия, имя, отчество (полностью),
должность уполномоченного лица;
- перечисление предоставляемых
полномочий;
- срок действия доверенности;
- подпись должностного лица департамента;
- гербовая печать Департамента
здравоохранения города Москвы. Дополнительные реквизиты (для ведения
гражданских дел):
- паспортные данные уполномоченного
должностного лица;
- образец его подписи.
10. ИНФОРМАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДЕПАРТАМЕНТА
Информационное обеспечение деятельности
Департамента здравоохранения города Москвы направлено на доведение до
руководства департамента, начальников структурных подразделений, руководителей
подведомственных учреждений и предприятий информации, необходимой для решения
задач управления отраслью, а также для освещения и разъяснения населению
деятельности департамента и Правительства Москвы в области здравоохранения.
Задачи пресс-службы департамента:
- обеспечение должностных лиц
департамента информацией, способствующей эффективному выполнению возложенных
функций;
- обеспечение принципа гласности в
деятельности департамента и Правительства Москвы в области здравоохранения, в
том числе через организацию выступлений соответствующих должностных лиц в
средствах массовой информации;
- информирование граждан о проводимых
мероприятиях и программах в области здравоохранения.
Формы и средства предоставления и
распространения информации:
- адресная рассылка заверенных копий
распорядительных документов;
- предоставление копий по запросу;
- предоставление справок по телефону;
- публикации в средствах массовой
информации;
- выступления на телевидении и радио;
- организация пресс-конференций
руководства департамента;
- выпуск сборников, обзоров, перечней;
- публикация информации на
Интернет-сервере Департамента здравоохранения города Москвы (http:
//www.komzdrav.ru)
11. ПОРЯДОК
ПРОВЕДЕНИЯ ЗАСЕДАНИЙ И СОВЕЩАНИЙ
11.1. Подготовка и
проведение заседаний и совещаний
Совещания у руководителя департамента и
его заместителей проводятся в соответствии с их поручениями и недельными
планами работы.
Организация совещания у руководителя
департамента возлагается на первого заместителя руководителя, заместителей
руководителя, отдел руководителя, либо начальников других структурных
подразделений департамента.
Ответственные за подготовку совещания
обеспечивают не менее чем за 2 рабочих дня до его проведения предоставление
следующих материалов:
- повестки совещания с указанием докладчика
и списка участников;
- сводной информации по существу
рассматриваемого вопроса и, при необходимости, проекта распорядительного
документа, согласованного с соответствующими должностными лицами.
Ответственные за подготовку совещания не
позднее, чем за 1 день до совещания, обеспечивают подготовку помещения,
приглашение участников, оповещение их при отмене или переносе даты совещания.
При необходимости в ходе совещания
ведется магнитограмма.
После проведения совещания (в том числе
выездного) в срок не более трех дней соответствующие структурные подразделения
составляют протокол.
Протокол - служебный документ,
фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях и
совещаниях, проводимых должностными лицами, организационными структурами департамента
(коллегией, комиссиями, советами и т.п.). Решения, зафиксированные в
протоколах, принятые в пределах полномочий должностных лиц, их подписавших,
являются обязательными для исполнения соответствующими должностными лицами
департамента, подведомственных органов и учреждений и руководимыми ими
сотрудниками.
Протокольные решения, как правило, имеют
непродолжительный характер действия, и распространяются на ограниченный круг
должностных лиц.
Протоколы совещаний оформляются следующим
образом: указывается номер протокола, дата совещания, присутствующие,
записываются рассмотренные вопросы и фамилии выступивших по ним. Основная часть
протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня, каждый
раздел протокола строится по форме "слушали - выступили - решили".
Ход обсуждения не фиксируется;
допускается отдельно по каждому вопросу кратко записывать констатирующую часть
(состояние обсуждаемого вопроса) и полностью поручения с указанием наименований
структурных подразделений (или организаций), должностных лиц, которым даются
поручения, а также сроков их исполнения. В последнем пункте указывается
должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения поручений,
зафиксированных в протоколе.
Специалистом, оформившим протокол,
определяется круг лиц, которым рассылается протокол, с учетом данных на
совещании поручений.
Протокол подписывается должностным лицом,
проводившим совещание.
Оформленные протоколы совещаний
регистрируются в соответствующих подразделениях в течение года в порядке
возрастания номеров. Копии протокола либо выписки из него с конкретными
поручениями и сроками их исполнения направляются исполнителям на следующий день
после его подписания.
Протоколы два года хранятся в
соответствующих подразделениях, а затем в установленном порядке передаются в
Центральный объединенный архив Департамента здравоохранения города Москвы.
11.2. Деятельность
коллегии департамента
Деятельность коллегии регламентируется
Положением о Департаменте здравоохранения города Москвы, утвержденным
постановлением Правительства Москвы от 31.12.2002 N 1070-ПП "О
реорганизации Комитета здравоохранения Москвы", Положением о коллегии
Департамента здравоохранения города Москвы и настоящим Регламентом.
Председателем коллегии является
руководитель Департамента здравоохранения города Москвы. В отсутствие
председателя коллегии заседания проводятся заместителем председателя коллегии -
первым заместителем руководителя департамента, либо другим членом коллегии по
поручению председателя (заместителя председателя) коллегии.
Организационно-техническое и
информационно-аналитическое обеспечение деятельности коллегии, а также
предупредительный контроль исполнения принятых на заседаниях решений
осуществляет секретарь коллегии.
План работы коллегии составляется на
квартал или полугодие и утверждается председателем коллегии после рассмотрения
на заседании коллегии, он может быть изменен в процессе исполнения по обращению
должностного лица, ответственного за подготовку вопроса, на имя председателя
коллегии.
Заседания коллегии проводятся на
регулярной основе, как правило, 2 раза в месяц и по мере необходимости. В
заседаниях члены коллегии участвуют лично без права замены; заседание
правомочно при присутствии более половины членов. Решения принимаются большинством
голосов от числа присутствующих на заседании членов коллегии.
В заседаниях коллегии участвуют
приглашенные в соответствии с утвержденным списком.
Ответственность за подготовку вопроса,
поставленного на обсуждение коллегии, несет заместитель руководителя
департамента (по своему разделу работы), в его отсутствие - начальник
соответствующего подразделения.
Материалы к заседанию представляются
ответственным исполнителем (начальником подразделения) секретарю коллегии за 10
дней до заседания.
Предложения по рассмотрению внеплановых
вопросов вместе с необходимыми материалами к заседанию коллегии представляются
по согласованию с председателем коллегии за 10 дней до заседания.
Доработка решений коллегии после
обсуждения на заседании проводится ответственными исполнителями в сроки,
установленные на заседании.
Заседания оформляются протоколами и
решениями, подписываются председателем (заместителем председателя) и секретарем
коллегии; хранятся в отделе руководителя 5 лет, затем передаются в Центральный
объединенный архив Департамента здравоохранения города Москвы.